Lagring av e-post i enlighet med GoBD
Den 1 januari 2017 kommer "Principer för korrekt förvaring och lagring av böcker, register och handlingar i elektronisk form och för tillgång till uppgifter" (GoBD) att träda i kraft. Detta gäller även bestämmelserna om rättsligt säker lagring av e-post och e-postbilagor, för vilka det inte längre finns några undantag från och med ikraftträdandedatumet. GoBD ersätter alla andra bestämmelser från det federala finansministeriet (BMF) som tidigare gällde för lagring av affärshandlingar. I detalj handlar det om "Principerna för dataåtkomst och verifierbarhet för digitala dokument" (GDPdU) och "Principerna för korrekta datoriserade redovisningssystem" (GoBS).
När det federala finansministeriet (BMF) offentliggjorde GoBD den 14 november 2014 tog det i första hand hänsyn till att elektroniskt datautbyte, papperslös bokföring och digitalt lagrad dokumentation av alla relevanta affärstransaktioner är vanligt förekommande i dagens vardag för företag av alla storlekar och att deras omfattning kommer att fortsätta att öka i framtiden. I detta sammanhang utgör e-post ett specialfall där ett antal punkter måste beaktas för att uppfylla GoBD:s krav.
Principer för lagring och arkivering av e-post
Du behöver inte arkivera en ren jul- eller födelsedagshälsning till en eller flera affärspartner. Så snart en E-post Om en handling däremot har funktionen av ett affärsbrev eller ett kvitto ska den förvaras som andra handlingar enligt de vanliga förvaringstiderna. Detsamma gäller för alla bilagor med skattemässig relevans, dvs. fakturor, anbud osv. Om texten i e-postmeddelandet endast tjänar som ett följebrev till en faktura, ett erbjudande eller en följesedel kan den raderas. Detta kan jämföras med ett kuvert som slängs i papperskorgen efter att innehållet har tagits bort. I detta fall arkiveras endast bilagan, men alla obligatoriska uppgifter för en (omsättnings-)skattebedömning måste registreras på den.
Ständig tillgänglighet och utvärdering av maskinen krävs
Alla e-postmeddelanden som omfattas av arkiveringsskyldigheten måste vara tillgängliga för granskning när som helst, precis som alla andra elektroniskt genererade register och dokument, inklusive bilagor, och måste vara fullständiga och skyddade från manipulation av tredje part. Dessutom måste du se till att arkiverad e-post är maskinläsbar. Enligt GoBD:s bestämmelser räcker det inte att bara skriva ut dokumenten och förvara dem i pappersform. Om du använder en krypteringsmetod för att arkivera din e-post är du också skyldig att ge okrypterad tillgång till den i händelse av en skattekontroll. Detta garanterar att dokumenten kan kontrolleras genom fulltextsökning och utvärderas maskinellt.
Tidsfrister för lagring av e-post
Lagringsperioden är sex till tio år, beroende på skatteintresse och typ av e-post. Perioden börjar alltid i slutet av det kalenderår då e-postmeddelandet skapades. Detta innebär att du måste arkivera ett brev från den 2 januari i nästan sju eller elva år, eftersom perioden inte börjar förrän den 1 januari nästa år. För alla företag och näringsidkare innebär GoBD:s bestämmelser en ansträngning som inte bör underskattas, eftersom alla fakturor, handelsbrev, anbud, leveranssedlar etc. måste lagras enligt GoBD och vara tillgängliga på begäran när som helst. Tillräckliga resurser måste ställas till förfogande för detta.
Hantering av privat e-post
Vissa företag tillåter sina anställda att använda företagets egen e-postserver eller leverantör för privat e-post. I detta sammanhang uppstår frågan om hur privata meddelanden hanteras när det gäller lagring. Det stämmer att anställda kan samtycka till att deras e-postmeddelanden arkiveras genom en motsvarande paragraf i deras anställningsavtal eller ett internt avtal. Det kan dock uppstå problem med dataskyddet, eftersom de externa avsändarnas och mottagarnas integritet också påverkas. Det rekommenderas därför att du säkerställer en strikt åtskillnad mellan affärsmässig och privat e-post eller att du generellt förbjuder privat korrespondens via dina servrar.
Programvarulösning eller manuellt arbete?
En frilansare eller ett mycket litet företag kan fortfarande hantera uppgifterna för lagring av e-post "för hand". Från och med en viss företagsstorlek Kostnader och ansträngning inte längre står i rimlig proportion till förmånerna. I det här fallet är det enda som kan hjälpa är en bra och säker programvarulösning som uppfyller kriterierna för rättssäkerhet och som möjliggör maskinell utvärdering och fulltextsökning. En sådan programvara måste uppfylla minst följande fem uppgifter. All inkommande och utgående e-post måste registreras och lagras fullständigt. Det är klokt att göra detta innan du vidarebefordrar till mottagarna. Dessutom måste arkiveringen vara trogen originalet och utan att information går förlorad. För det tredje bör ett säkert skydd mot manipulation garanteras. Tillgång för enkla användare som inte har administratörsrättigheter måste förhindras under hela lagringsperioden, så att inga för tidiga raderingar sker. Sist men inte minst måste arkiveringsprogramvaran möjliggöra åtkomst när som helst och utan luckor i händelse av en revision.
Om du tar itu med och följer alla de punkter som tagits upp på ett korrekt sätt kommer du - när det gäller lagring av e-post - inte att få några problem med skattekontoret.
Indikation:
Spara dina e-postmeddelanden på ett juridiskt bindande sätt i Uppgifter.cloud med ytterligare säkerhetskopior. Du kan söka när som helst på webben, i Windows eller i Outlook-klienten. Enkelt och prisvärt. Säkerhetskopiera vilken brevlåda som helst - oberoende av leverantör. Mer information finns på följande sida: Data.Cloud Erbjudande Beskrivning
