根据GoBD，合法合规的电子邮件存储
2017年1月1日，《关于妥善保管和存储电子形式的账簿、记录和文件以及数据访问的原则》（GoBD）终于要生效了。这其中还包括依法合规存储电子邮件和电子邮件附件的规定，自截止日期起不再有例外。GoBD取代了联邦财政部以前适用于保留商业文件的所有其他条例。详细来说，就是 "数字文件的数据存取和可验证性原则"(GDPdU)和 "有序的信息技术支持的会计系统原则"(GoBS)。
随着2014年11月14日GoBD的发布，BMF首先考虑到电子数据交换、无纸化会计和所有相关业务交易的数字化存储文件在各种规模的公司日常业务中已经司空见惯，而且未来这一范围还将继续扩大。在这种情况下，电子邮件是一种特殊情况，为了满足《全球发展报告》的要求，必须遵守若干要点。
电子邮件存储和存档的原则
你不需要给一个或多个商业伙伴存档一个纯正的圣诞节或生日问候。只要一个 电子邮件 但是，如果文件具有商业信函或收据的功能，则必须像其他文件一样，按照通常的保存期限进行保存。这同样适用于所有与财务相关的附件，即发票、报价等。如果电子邮件的文本仅作为随信，随信发送发票、报价或送货单，则可将其删除。这可以比作一个信封，里面的东西被取出来后，就被扔进垃圾桶。在这种情况下，只有附件是存档的，但（营业）税评估的所有强制性信息必须记录在上面。
需要持续的可用性和机器评估
所有负有归档义务的电子邮件，必须像所有其他电子生成的记录和文件（包括附件）一样，在任何时候都可供审查，并且必须受到完全保护，防止第三方操纵。您还必须确保可以自动评估存档的电子邮件。根据GoBD的规定，仅仅打印出文件并以纸质形式存储是不够的。如果您使用加密方法对您的电子邮件进行归档，您也有义务允许未加密的访问，以防可能的税务审计。这就保证了可以通过全文检索来检查文件，并自动进行评估。
电子邮件存储的时间限制
根据税收相关性和电子邮件的类型，保留期为6至10年。该期间总是从创建电子邮件的日历年年底开始。这意味着你必须将1月2日的信件归档近7年或11年，因为这个期限要到下一个1月1日才开始。对于所有的公司和行业人士来说，这些GoBD规定代表着一种不容小觑的努力，因为所有的发票、商函、报价、送货单等都必须按照GoBD的规定进行存储，并随时可以调用。必须为此目的提供足够的资源。
私人电子邮件的处理
有些公司允许员工使用公司自己的邮件服务器或供应商的私人电子邮件。在这种情况下，就出现了私信如何处理存储的问题。员工可以通过劳动合同或公司内部协议中的相应条款，同意将自己的电子邮件存档。不过，这里可能存在数据保护的问题，因为外部收发件人的隐私也会受到影响。因此，建议您确保严格区分业务和私人电子邮件，或一般禁止通过您的服务器进行私人通信。
软件解决还是手工作业？
一个自由职业者或一个很小的公司可能仍然能够 "手工 "处理电子邮件存储的任务。从一定的公司规模上 费用 和努力与利益不再有合理的关系。在这种情况下，只有一个好的、安全的、符合法律确定性标准的、可以进行机器评测和全文检索的软件解决方案才有帮助。这种软件必须至少完成以下五项任务。所有收发的电子邮件必须完全采集和存储。在转发给收件人之前，这样做是有意义的。此外，归档的内容必须是真实的，不丢失信息。第三，要保证安全防护，防止被人操纵。在整个保留期内，必须防止没有管理员权限的简单用户访问，以免发生过早删除的情况。最后但并非最不重要的是，归档软件必须能够在审计时随时进行无缝访问。
如果您能正确地处理和履行所有提到的要点，您就会--就电子邮件存储而言--与税务局没有任何问题。
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