Sikkerheden af private og forretningsmæssige data bliver vigtigere og vigtigere, fordi kriminaliteten i stigende grad flytter sig til internettet. Datasikkerhed drejer sig ikke kun om beskyttelse af følsomme data, men generelt om sikkerheden af alle virksomhedens data. Virksomhederne har forskellige muligheder for at optimere beskyttelse og sikkerhed.
Adgangstilladelser
En vigtig del af datasikkerheden er kontrollen af adgangstilladelser. Mange systemer giver allerede mulighed for enkle begrænsninger, f.eks. at frigive mapper til bestemte handlinger. Virksomhederne kan dog ikke undgå at bruge passende værktøjer til at beskytte deres data.
Dette gør det muligt at fordele adgangs- og brugsrettigheder ikke kun for mapper, men også for individuelle filer eller områder af datasamlinger. Det er særlig vigtigt, at disse rettigheder også kontrolleres regelmæssigt. Det sker igen og igen, at konti fra medarbejdere, der er blevet afskediget, ikke er blevet deaktiveret, og at de derefter har forårsaget betydelig skade i virksomheden.
Versionering
Datasikkerheden er heller ikke længere garanteret, når man arbejder med en forældet database. To faktorer er normalt skyld i dette, nemlig manglende fælles lagerplads og ingen versionering af, hvornår et dokument er blevet redigeret.
Takket være cloud-lagring kan i det mindste det første problem nemt afhjælpes. Med versionering er der passende software, der dokumenterer, hvem der har foretaget hvilke ændringer og hvornår. Fordelen er, at de ikke kun viser, hvem der har arbejdet på det, men også hvilke ændringer der er foretaget. Dette er uundværligt for dokumenter, der redigeres af et team i fællesskab, men også for filer, der kun bruges af én person, er det ofte nyttigt at kunne spore, hvordan et dokument er blevet udviklet.
Opret sikkerhedskopier
Tidligere blev der lavet kopier af alle optegnelser, men i dag er der tale om sikkerhedskopier af datamedierne, som skal laves med jævne mellemrum. Dette omfatter ikke kun databærere i virksomheden, men også de servere, der f.eks. anvendes. Back-ups er afgørende for Gendannelse af serverdata uundværlig, fordi der kan opstå tab som følge af hackerangreb eller andre problemer. Hvis der er en sikkerhedskopi til rådighed, er datatab minimalt, og nedetiden kan også holdes nede.
Mange virksomheder spørger sig selv, hvor ofte det giver mening at sikkerhedskopiere serverdata. Dette kan kun besvares individuelt. Jo hyppigere brugen er, desto oftere skal der foretages backup. For små og mellemstore virksomheder er det normalt tilstrækkeligt med en daglig sikkerhedskopi. Virksomheder, der har hundredvis af kundeordrer om dagen, bør dog overveje at lave en backup måske med få timers mellemrum.
Sikkerhedskopierne bør opbevares i et stykke tid. Mange virksomheder opbevarer endda sikkerhedskopierne i op til et år. Grunden til dette er, at hvis data er blevet beskadiget af virus, tager det ofte noget tid, før det bemærkes. De beskadigede data kopieres derefter ofte sammen med sikkerhedskopierne. Hvis der ikke længere findes en sikkerhedskopi, som indeholder dataene, før de blev beskadiget, kan sådanne oplysninger normalt ikke længere gendannes.
Fysisk sikkerhed
Datatransporters fysiske sikkerhed bør også tages i betragtning i forbindelse med datasikkerhed. I lighed med adgangen til filer bør adgangen til f.eks. serverrummet også beskyttes med tilladelser. Desuden er pleje og opbevaring af databærere også en vigtig faktor. En sikkerhedskopi er ubrugelig, hvis den befinder sig på en databærer, der har været udsat for for meget varme, f.eks. på grund af forkert opbevaring, og som derfor er blevet ubrugelig.
I dette tilfælde er virksomheder, der i vid udstrækning arbejder papirløst, også omfattet af lovbestemmelser, der regulerer, hvordan datamedier skal opbevares for at overholde opbevaringspligten.
