Juridisk kompatibel opbevaring af e-mail i henhold til GoBD
Den 1. januar 2017 træder "Principper for korrekt føring og opbevaring af bøger, registre og dokumenter i elektronisk form og for dataadgang" (GoBD) endeligt i kraft. Dette omfatter også bestemmelserne om juridisk sikker opbevaring af e-mails og vedhæftede filer, for hvilke der ikke længere er nogen undtagelser fra ikrafttrædelsesdatoen. GoBD erstatter alle andre bestemmelser fra forbundsfinansministeriet (BMF), som tidligere gjaldt for opbevaring af forretningsdokumenter. Det drejer sig i detaljer om "Principper for dataadgang og verificerbarhed af digitale dokumenter" (GDPdU) og "Principper for korrekte edb-regnskabssystemer" (GoBS).
Med offentliggørelsen af GoBD den 14. november 2014 tog forbundsfinansministeriet (BMF) først og fremmest hensyn til, at elektronisk dataudveksling, papirløst regnskab og digitalt lagret dokumentation af alle relevante forretningstransaktioner er almindelige i den daglige drift af virksomheder af alle størrelser i dag, og at omfanget heraf fortsat vil vokse i fremtiden. I denne forbindelse er e-mails et særligt tilfælde, hvor der skal tages hensyn til visse punkter for at opfylde kravene i GoBD.
Principper for lagring og arkivering af e-mail
Du behøver ikke at arkivere en ren jule- eller fødselsdagshilsen til en eller flere forretningspartnere. Så snart en E-mail Hvis et dokument imidlertid har funktion som et forretningsbrev eller en kvittering, skal det opbevares som andre dokumenter i henhold til de sædvanlige opbevaringsperioder. Det samme gælder for alle bilag med skattemæssig relevans, dvs. fakturaer, tilbud osv. Hvis e-mail-teksten kun tjener som følgebrev, som en faktura, et tilbud eller en følgeseddel sendes sammen med, kan den slettes. Det kan sammenlignes med en kuvert, der smides i papirkurven, når indholdet er blevet fjernet. I dette tilfælde arkiveres kun bilagene, men alle obligatoriske oplysninger til en (omsætnings)skatteansættelse skal registreres på dem.
Konstant tilgængelighed og evaluering af maskinen er påkrævet
Alle e-mails, der er omfattet af arkiveringspligten, skal være tilgængelige til gennemsyn til enhver tid, ligesom alle andre elektronisk genererede optegnelser og dokumenter, herunder vedhæftede filer, og de skal være fuldstændige og beskyttet mod manipulation af tredjeparter. Desuden skal du sikre, at de arkiverede e-mails kan analyseres maskinelt. I henhold til GoBD's regler er det ikke tilstrækkeligt blot at udskrive dokumenterne og opbevare dem i papirform. Hvis du bruger en krypteringsmetode til arkivering af dine e-mails, er du også forpligtet til at give ukrypteret adgang til dem i forbindelse med en eventuel skatterevision. Dette sikrer, at dokumenterne kan kontrolleres ved hjælp af fuldtekstsøgning og maskinelt evalueres.
Frister for opbevaring af e-mail
Opbevaringsperioden er seks til ti år, afhængigt af den skattemæssige relevans og typen af e-mail. Perioden begynder altid ved udgangen af det kalenderår, hvor e-mailen blev oprettet. Det betyder, at du skal arkivere et brev fra den 2. januar i næsten syv eller elleve år, fordi perioden først begynder den næste 1. januar. For alle virksomheder og erhvervsdrivende er disse bestemmelser i GoBD en indsats, som ikke bør undervurderes, da alle fakturaer, handelsbreve, tilbud, leveringsbeviser osv. skal opbevares i henhold til GoBD og til enhver tid stilles til rådighed på anmodning. Der skal stilles tilstrækkelige ressourcer til rådighed til dette formål.
Håndtering af private e-mails
Nogle virksomheder tillader deres ansatte at bruge virksomhedens egen mailserver eller -udbyder til private e-mails. I denne forbindelse opstår spørgsmålet om, hvordan private meddelelser håndteres med hensyn til opbevaring. Medarbejderne kan acceptere at få deres e-mails arkiveret med et tilsvarende afsnit i deres ansættelseskontrakt eller i en intern aftale. Der kan dog opstå problemer med databeskyttelsen, da de eksterne afsenders og modtageres privatliv også påvirkes. Derfor anbefales det, at du sikrer en streng adskillelse af forretningsmæssige og private e-mails eller generelt forbyder privat korrespondance via dine servere.
Softwareløsning eller manuelt arbejde?
En freelancer eller en meget lille virksomhed kan stadig være i stand til at håndtere opgaverne med opbevaring af e-mail "i hånden". Fra en vis virksomhedsstørrelse og fremefter Omkostninger og indsats ikke længere står i et rimeligt forhold til udbyttet. I dette tilfælde er det eneste, der kan hjælpe, en god og sikker softwareløsning, der opfylder kriterierne for retssikkerhed og muliggør maskinel evaluering og fuldtekstsøgning. En sådan software skal mindst opfylde følgende fem opgaver. Alle indgående og udgående e-mails skal registreres og opbevares fuldstændigt. Det giver mening at gøre dette, før der videresendes til adressaterne. Desuden skal arkiveringen være tro mod originalen og uden tab af information. For det tredje bør der garanteres en sikker beskyttelse mod manipulation. Adgang for simple brugere, der ikke har administratorrettigheder, skal forhindres i hele opbevaringsperioden, så der ikke sker for tidlig sletning. Og sidst men ikke mindst skal arkiveringssoftware give adgang til enhver tid og uden huller i tilfælde af revision.
Hvis du behandler og opfylder alle de nævnte punkter korrekt, vil du ikke få problemer med skattevæsenet - hvad angår opbevaring af e-mails.
Visning:
Gem dine e-mails på en juridisk bindende måde i Data.cloud med yderligere sikkerhedskopier. Du kan til enhver tid søge på web, Windows eller Outlook-klient. Enkel og overkommelig. Sikkerhedskopier enhver postkasse - uafhængig af udbyder. Du kan finde flere oplysninger på følgende side: Beskrivelse af Data.Cloud-tilbuddet
