Videre til indhold 
Jeg automatiserer woocommerce-fakturaer at overholde lovgivningen, implementere GDPR-kravene korrekt og forberede min butik på forpligtelsen til e-fakturering i 2025. I denne artikel forklarer jeg i praksis, hvilke plugins, indstillinger og processer der er nødvendige for lovmedholdelige PDF'er, ZUGFeRD/XRechnung og GoBD-arkivering.
Centrale punkter
Følgende nøgleudsagn vil give dig en hurtig orientering om en juridisk kompatibel Implementering med WooCommerce.
- Automatisering sparer tid: fakturaer oprettes, når status ændres, og sendes direkte til kunderne via e-mail.
- Retssikkerhed takket være plugins: obligatoriske oplysninger, fortløbende numre, GoBD-arkivering og GDPR-hjælp.
- E-faktura fra 2025: ZUGFeRD/XRechnung undgår medieforstyrrelser og opfylder offentlige krav.
- Databeskyttelse i kassen: samtykke, dataminimering, eksport/sletning efter anmodning.
- Grænseflader til regnskab: sevDesk, Lexoffice, Lexware til end-to-end workflows.
Hvorfor WooCommerce når sine grænser i Tyskland uden en fakturaudvidelse
Som standard leverer WooCommerce ikke officielt anerkendte Fakturaerhvilket hurtigt fører til huller i Tyskland. Uden en udvidelse mangler fortløbende nummerserier, obligatoriske juridiske oplysninger og sikre PDF-output i overensstemmelse med GoBD. Skatteregler som reduceret og almindelig moms eller leverancer inden for Fællesskabet kræver pålidelige illustrationer. Jeg implementerer også juridiske tekster, afkrydsningsfelter og klare samtykker i kassen meget mere sikkert med plugins. Jeg undgår manuelt efterarbejde, tastefejl og diskussioner med regnskabsafdelingen.
Pligter 2025: e-fakturering, ZUGFeRD og XRechnung kort forklaret
Fra 2025 vil offentlige kunder kun acceptere elektroniske fakturaer i anerkendte formater. Standarder. I Tyskland er det primært ZUGFeRD og XRechnung, som giver strukturerede data og er maskinlæsbare. Gode WooCommerce-udvidelser genererer automatisk disse formater sammen med PDF'en. Jeg gemmer obligatoriske felter som f.eks. routing-ID, ordrereferencer eller leveringsdato direkte i ordreprocessen. Det giver mig mulighed for at overholde deadlines og sende overensstemmende kvitteringer uden at eksportere i hånden.
E-fakturering i praksis: profiler, validering og afsendelse
Til ZUGFeRD bruger jeg praktiske profiler (f.eks. Comfort), så alle relevante felter til varer, afgifter og leveringsdata er inkluderet. For XRechnung opsætter jeg obligatoriske oplysninger i overensstemmelse med EN 16931 og den tyske CIUS. Vigtigt er ValideringJeg kontrollerer genererede XML-filer med almindelige validatorer og overfører dem på en struktureret måde i stedet for at konvertere PDF'er bagefter. Til den offentlige sektor bruger jeg Peppol eller definerede portaler; routing-id'et hører hjemme i et separat felt, og det samme gør ordre- og leverandørreferencer. Jeg inkluderer kun vedhæftede filer (f.eks. vilkår og betingelser), hvis profilen tillader det, og jeg overholder størrelsesgrænserne. Versionering (f.eks. ZUGFeRD 2.2/2.3) giver mig mulighed for at forblive kompatibel uden at skulle ændre arbejdsgange hvert år.
Nummerintervaller, dokumenttyper og rettelser
Jeg adskiller nummerserier efter dokumenttype: tilbud, ordre, Fakturaannulleringsfaktura/kreditnota, proforma og følgeseddel, hvis det er relevant. Hver cirkel er fortløbende og ideelt set årsbaseret (f.eks. 2025-000123). I stedet for at ændre en faktura opretter jeg en ny faktura i tilfælde af fejl. Faktura for afbestilling og derefter oprette en korrekt nummereret opfølgningsfaktura. Ved udbetalinger bruger jeg udbetalings- og slutfakturaer, som korrekt viser den allerede betalte skat. Jeg tester delvise og samlede kreditnotaer med returprocesser, så beløb, skattekoder og referencer til den oprindelige faktura er konsistente. På den måde opfylder jeg GoBD-principperne om uforanderlighed og holder dokumentkæden klart sporbar.
Kortlægning af skattelogik på en ren måde: OSS/IOSS, omvendt betalingspligt, små virksomheder
Jeg kortlægger moms med en klar logik: For B2C-leverancer i hele EU bruger jeg OSS-satser for hvert destinationsland og gemmer de landespecifikke tærskelværdier. For import op til 150 euro understøtter IOSS hurtig behandling. I B2B-miljøet kontrollerer jeg automatisk moms-id'et, og hvis kontrollen er kvalificeret, indstiller jeg om nødvendigt momstærsklen. Omvendt ladning um. For digitale varer tager jeg hensyn til princippet om udførelsessted. Den, der Regulering af små virksomheder skjuler skatten og viser den lovpligtige meddelelse ("Ingen moms vist ..."). Jeg holder mine skattesatser centralt vedlige, undgår individuelle produktoverskridelser og tester regelmæssigt afrunding og bruttoprislogik for at minimere centforskelle.
Arbejd i overensstemmelse med GDPR: Dataminimering, registreredes rettigheder, kryptering
Jeg behandler kun data, der er nødvendige for betaling, levering og Faktura er påkrævet. For alt andet indhenter jeg verificerbart samtykke, logger det og tilbyder information, eksport og sletning til enhver tid. Jeg krypterer e-mails, sikkerhedskopier og databaser og leverer opdaterede TLS-certifikater. I kassen forklarer jeg på en gennemsigtig måde, hvilke data jeg bruger til hvilket formål. På den måde beskytter jeg kundedata, reducerer risici og opfylder kravene i GDPR og GoBD.
DSGVO i dybden: DP-kontrakter, sletningskoncept og roller
Jeg indgår kontrakter med alle tjenesteudbydere (hosting, e-mail, regnskab). Kontrakter om ordrebehandling og dokumentere tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Jeg definerer en Koncept for sletningFakturadata bevares af skattemæssige årsager, andre persondata slettes, så snart de ikke længere er nødvendige. Rolle- og rettighedskoncepter sikrer, at kun autoriserede personer ser fakturaer og ordredata. Jeg aktiverer 2-FA for administratorer, logger ind, begrænser API-nøgler og slukker for gamle adgange. Jeg bruger separate samtykker til nyhedsbreve (dobbelt opt-in) og undgår at knytte dem til afslutningen af et køb.
Plugins i sammenligning: Tysk marked vs. germaniseret
Til lovmedholdelig automatisering bruger jeg en Pluginsom mestrer fakturaer, GDPR-hjælp og standarder for e-fakturering. German Market og Germanised for WooCommerce har vist sig at være særligt succesfulde. Begge opretter automatisk PDF'er, indsætter obligatoriske oplysninger og integrerer grænseflader til regnskabsløsninger. De har også funktioner til samtykke i kassen og til dokumentation. Følgende tabel giver et direkte overblik over de vigtigste funktioner.
| Rang | Plugin | Automatiseret faktura | Standard for e-faktura | GDPR-værktøjer | Interface til regnskab |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Det tyske marked | Ja | Ja (ZUGFeRD, XRechnung) | Ja | Ja (f.eks. sevDesk, Lexware) |
| 2 | Tysksproget til WooCommerce | Ja | Ja | Ja | Ja (f.eks. Lexoffice) |
Når jeg vælger, er jeg opmærksom på rene talrækker, stabile PDF-generatorer og Grænseflader til bogføring. En anden afgørende faktor er, hvor godt plugins mapper returneringer, annulleringsfakturaer og kreditnotaer. Alle, der arbejder med kunder i den offentlige sektor, har brug for pålidelige ZUGFeRD/XRechnung-profiler. En god eksportfunktion gør det også lettere at foretage revisioner og udveksle oplysninger med skattekonsulenter.
Teknisk implementering: Hooks, køer og e-mail-levering
Jeg forbinder fakturaoprettelsen med stabile WooCommerce-hooks som f.eks. woocommerce_order_status_completed eller woocommerce_payment_complete. Til store mængder er jeg afhængig af asynkron Generering via baggrundskøer for at holde kassen hurtig. Jeg tilføjer vedhæftede filer via woocommerce_email_attachments Kun hvor det er lovpligtigt. Jeg opsætter SPF, DKIM og DMARC for at sikre, at mine e-mails kan leveres, tjekker bounce-logfiler og holder øje med afsendelsesgrænser. Når jeg prøver igen, forhindrer jeg dobbeltfakturaer ved hjælp af idempotens og konsekvente statusovergange. Jeg sender fejl til en kø med besked, så ingen dokumenter "går tabt".
Obligatoriske oplysninger på fakturaer og i kassen, der er i overensstemmelse med loven
Hver faktura skal have komplette virksomhedsdata, fortløbende nummer og fakturadato, Dato for serviceskattesatser og -beløb. Jeg tjekker også moms-id'et, hvis det er tilgængeligt, og gemmer det konsekvent alle steder. Hvis du tilbyder B2B, bør du automatisere kontrollen for at undgå skattefejl. Jeg bruger passende plugins og workflows, som opretter kvitteringer ud fra ordrestatus "gennemført". Denne guide viser dig, hvordan du på en pålidelig måde kan forespørge på moms-id'et: Moms-id i overensstemmelse med loven.
Automatiseret proces: fra bestilling til korrekt arkivering
Jeg styrer fakturagenereringen via ordrestatus og e-mailhændelser, så kunderne kan downloade PDF'en uden at skulle vente på den. Standard modtager. Samtidig sender jeg kopier til et revisionssikkert arkiv, der opfylder GoBD-kravene. Aflysninger udløser automatisk en kreditnota, som jeg også arkiverer. Ved tilbagevendende køb bruger jeg abonnementsbookinger til at generere fejlfri seriefakturaer. Denne artikel opsummerer, hvad der er juridisk vigtigt, når det gælder arkivering: Juridisk e-mail-arkivering.
GoBD i hverdagen: proceduremæssig dokumentation, protokoller og uforanderlighed
Jeg har en Dokumentation af processer hvor jeg beskriver alle trin fra bestilling til arkivering. Det omfatter ansvarsområder, systemer, godkendelser, nummerserier og korrektionsprocesser. Jeg sikrer uforanderlighed gennem skrivebeskyttet lagring, logfiler (hvem gjorde hvad og hvornår?) og ideelt set hash-checksummer på PDF/XML-filer. PDF/A kan hjælpe, men er ikke afgørende - vigtigere er Sporbarhed og maskinel analyserbarhed. Til eksterne revisioner eksporterer jeg på en struktureret måde (dokumentdata, journal, stamdata) og dokumenterer revisors adgang. Hvis en faktura annulleres, henviser jeg til det oprindelige nummer i kreditnotaen og arkiverer begge dokumenter i et fast link.
Flersprogethed, valutaer og B2B/B2C-logik
I internationale butikker definerer jeg separate skattenøgler og visningsformater for hver valuta. Jeg viser fakturaer i Transaktionsvaluta og dokumentkonvertering (valutakurs, dato), hvis regnskabsafdelingen bogfører i EUR. For flersprogede PDF'er sikrer jeg, at obligatoriske tekster (f.eks. meddelelse om omvendt betalingspligt) er oversat korrekt. På B2B-området kontrollerer jeg virksomhedsfelter mere nøje, adskiller virksomhedscheckouts fra privatkundecheckouts og viser felter afhængigt af konteksten. På den måde bliver checkoutet mere overskueligt, mens fakturaen indeholder alle juridiske oplysninger.
Grænseflader til regnskab: sevDesk, Lexoffice, Lexware
Jeg bruger API'en til at overføre ordredata, betalinger og Vouchers direkte til regnskabsafdelingen. Det reducerer dobbelt bogføring og forkorter månedsafslutningen mærkbart. En klar regel er vigtig: WooCommerce er fortsat førende, når det gælder kundedata, og regnskabsprogrammet, når det gælder kontotildeling. Jeg synkroniserer nummerserier og definerer klart kontomappinger og skattenøgler. Det betyder, at alle fakturaer havner det rigtige sted, og at skattekonsulenten kan arbejde hurtigt.
Performance & hosting: Hvorfor hurtige servere understøtter automatisering
Faktura-PDF'er, e-fakturafiler og Kroge under statusændringer belaster systemet. Højtydende hosting med opdateret PHP, tilstrækkeligt med PHP-arbejdere og caching gør hele forskellen. Data bør opbevares i EU med krypterede sikkerhedskopier og klare gendannelsesscenarier. For mere dybdegående indstillinger bruger jeg empiriske værdier for cron-jobs, køer og mailkøer. Denne oversigt giver en praktisk introduktion: Automatisk fakturering.
Autorisationer, sikkerhed og fejlscenarier
Jeg adskiller administrator- og butikschefrettigheder, begrænser adgangen til faktureringsfunktioner og håndhæver en stærk adgangskodepolitik. I en nødsituation planlægger jeg FejlscenarierHvis PDF-generering mislykkes, genskaber en baggrundstjeneste dokumenterne, så snart tjenesten er tilgængelig igen. Jeg overvåger systemressourcer, logfiler og kø-længder for at opdage flaskehalse på et tidligt tidspunkt. Jeg anvender sikkerhedsopdateringer med det samme og tester kritiske ændringer i et staging-miljø, før de går i luften.
Implementering: Trin-for-trin-plan for din butik
Først laver jeg en aktuel backup og opdaterer WordPress, WooCommerce og Plugins. Derefter installerer jeg German Market eller Germanised og opsætter nummerserier, obligatoriske oplysninger og e-mail-skabeloner. I næste trin aktiverer jeg ZUGFeRD/XRechnung og tester eksporten med realistiske testordrer. Derefter konfigurerer jeg grænsefladen til regnskabsafdelingen og kontrollerer skattelogikken, kontoplanen og kreditnota-scenarierne. Til sidst dokumenterer jeg processer, ansvarsområder og opbevaringsperioder til intern kvalitetssikring.
Almindelige fejl og hvordan du undgår dem
Mange butikker genererer PDF'er for tidligt, før betalingen er modtaget. være fasthvilket fører til annulleringer og rettelser. Jeg knytter oprettelsen til meningsfulde statusser som "betalt" eller "afsluttet". En anden fejl er inkonsekvente virksomhedsdata, logoer eller sidefødder, som rejser spørgsmål under revisioner. Manglende kreditnotaer for returneringer er også en risiko; jeg tester disse sager regelmæssigt. Endelig sørger jeg for, at cron-jobs kører pålideligt, og at e-mails virkelig forlader udbakken.
Tjekliste til GDPR- og GoBD-kompatible processer
Jeg kontrollerer, om samtykket er korrekt registreret, og om Eksport af data forbliver mulig til enhver tid. Fakturaer indeholder alle obligatoriske data, herunder fortløbende nummer og servicedato. Arkivering er uforanderlig, sporbar og revisionssikker. ZUGFeRD/XRechnung er aktiveret, testet og dokumenteret. Jeg holder også software, certifikater og sikkerhedsforanstaltninger opdateret, så revisorer hurtigt kan få indsigt.
Kort resumé: Hvad der tæller nu
De, der automatiserer fakturaer i WooCommerce, sparer tid, reducerer fejl og forbliver juridisk kompatibel. Med tysk marked eller germaniseret implementerer jeg obligatoriske oplysninger, e-fakturering og GDPR rent. Grænseflader til regnskabsløsninger lukker kredsløbet hele vejen til selvangivelser. Stabil hosting sikrer, at PDF'er, e-fakturaer og e-mails oprettes uden forsinkelse. Det giver mig mulighed for at fokusere på salg og service igen, mens processen fungerer pålideligt i baggrunden.
