J'active la strato email archiving dans l'espace client en quelques étapes et sécurise dès lors tous les messages professionnels de manière à ce qu'ils soient révisables. Voici comment je réponds GoBDJe respecte les délais de conservation et je récupère les e-mails en quelques secondes si nécessaire.
Points centraux
- GoBD & RGPD : sécurité juridique et traçabilité
- Automatique archiver : en entrée et en sortie
- Recherche & Export : trouver rapidement, .eml/.pst
- Allemagne Hébergement : centres de données certifiés
- Délais mettre à l'abri de l'impôt
Que signifie l'archivage juridiquement sûr des e-mails chez STRATO ?
Pour moi, un archivage juridiquement sûr signifie que chaque e-mail pertinent atterrit dans le dossier de l'utilisateur sans pouvoir être modifié. Archives et reste localisable, compréhensible et complet. Je conserve les lettres commerciales électroniques jusqu'à dix ans et je documente sans faille ce qui a été reçu ou envoyé. J'exclue toute modification du contenu, car le stockage est protégé contre les manipulations. Je respecte ainsi les obligations légales et je réduis mon temps de travail. Risque en cas de contrôle fiscal. En même temps, je garde une vue d'ensemble car j'utilise les fonctions de recherche et d'exportation directement dans le compte.
Bases juridiques compactes
Je configure l'archivage de manière à ce qu'il soit conforme aux §§ 257 HGB et 147 AO, car ces directives Rangement des lettres commerciales et des pièces comptables. La GoBD exige l'inaltérabilité, la traçabilité et une documentation claire des procédures. Je traite les données personnelles conformément au RGPD, je fixe des délais de suppression et je respecte le principe de minimisation des données. Pour plus de détails sur les obligations et les meilleures pratiques, je consulte le exigences légales de l'entreprise. J'évite ainsi des sanctions et assure un suivi cohérent. Conformité sur l'ensemble du cycle de vie du courrier électronique.
Comment activer l'archivage étape par étape
Je me connecte au compte client STRATO et je vais sur le paquet souhaité via "Gérer les e-mails" afin de Fonction pour démarrer. Dans le menu d'administration, je sélectionne "Archivage du courrier", j'accepte les conditions générales et je souscris à l'option payante. Je définis ensuite les boîtes aux lettres que j'inclus et celles que j'exclue, par exemple pour les boîtes aux lettres particulièrement sensibles. Boîtes aux lettres. J'active le service en un clic et tous les nouveaux e-mails sont automatiquement archivés. Je trouve des informations supplémentaires pratiques dans les STRATO Détails de l'e-mailJe dois donc me renseigner pour ne pas passer à côté d'une option.
Gestion, recherche et récupération
Dans l'archive, j'appelle une extension Recherche et de filtrer par expéditeur, destinataire, période, objet ou mots-clés. Les pièces jointes peuvent également être trouvées immédiatement, ce qui facilite considérablement les vérifications et les contrôles internes. Une fonction de restauration renvoie les e-mails directement dans la boîte aux lettres d'origine. Pour des analyses externes ou des sauvegardes supplémentaires, j'exporte des e-mails individuels ou des dossiers entiers au format .eml ou .pst. Cela me permet d'alléger les processus de travail et de ne pas perdre de temps. Audits rapidement en mesure d'agir.
Sécurité et technique derrière le service
Les archives se trouvent exclusivement dans des centres informatiques allemands certifiés, ce qui me permet d'avoir des informations claires et précises. Souveraineté des données assure la sécurité. Le stockage redondant protège contre les pannes et évite la perte de données due à des défaillances matérielles. Je bénéficie de contrôles d'accès stricts, d'une journalisation et d'un environnement d'exploitation professionnel. Le cryptage lors du transport et d'autres mesures de sécurité complètent le concept. Ainsi, l'historique de mes e-mails est conservé de manière fiable et je me prémunis contre Ransomware-séquences.
Intégration et configuration requise
J'utilise l'archivage avec des protocoles courants comme IMAP et SMTP, sans devoir installer de logiciel local supplémentaire. L'administration est basée sur le web, ce qui me permet d'ajuster les paramètres même lorsque je suis en déplacement. Toutes les boîtes aux lettres STRATO peuvent être incluses, ce qui rend l'introduction particulièrement rapide. Les flux de travail existants restent en place, car les archives fonctionnent en arrière-plan et ne perturbent aucune habitude. Voici comment j'intègre la solution dans mon Configuration sans interrompre les projets.
Pratique du RGPD : blocage, concept d'effacement, délais
Je définis quelles boîtes aux lettres ou adresses je souhaite exclure de l'archive, par exemple pour les candidatures ou les dossiers personnels, afin de Protection des données de manière propre. Pour le matériel à archiver obligatoirement, je fixe des délais de conservation clairs et je les documente. En outre, je vérifie à intervalles réguliers les listes de résultats et j'exporte des échantillons pour contrôler la qualité. Un concept de suppression veille à ce que je supprime systématiquement les données après l'expiration du délai. Je maintiens ainsi un haut niveau de transparence et respecte le principe de la Minimisation des données.
Les meilleures pratiques au quotidien
Je mise sur les comptes IMAP dans Apple Mail et d'autres clients pour que le serveur ait toujours le Stand le dossier tient bon. Des restaurations de test régulières me montrent que les processus fonctionnent et que les droits des utilisateurs s'appliquent correctement. En outre, j'exporte des sauvegardes tournantes au format .pst si je veux vérifier ou migrer localement. Je surveille l'espace de stockage de manière proactive et je nettoie les boîtes aux lettres sans affecter les archives. Ces routines permettent de gagner du temps et de sécuriser Conformité dans les activités quotidiennes.
Comparaison des solutions d'archivage des e-mails en 2025
Je regarde plus loin que le bout de mon nez et j'examine comment les alternatives s'en sortent pour Exigences de manière propre. La sécurité juridique, le lieu d'hébergement, la facilité d'utilisation et l'intégration sont des facteurs décisifs. L'aperçu suivant résume les points les plus importants et montre où se trouvent les points forts. Arrière-plans supplémentaires sur la archivage légal 2025 aident à se situer. Ainsi, je fais un choix éclairé et je garde Risques bas.
| Fournisseur | Sécurité juridique | Hébergement en DE | Intégration | Recommandation |
|---|---|---|---|---|
| webhoster.de | Très élevé | Oui | Très simple | 🥇 Vainqueur du test |
| STRATO | Haute | Oui | Simplement | |
| IONOS | Haute | Oui | Simplement | |
| TBA-BERLIN | Moyens | Non | Complexe |
Erreurs fréquentes et comment les éviter
Certains laissent inconsidérément des boîtes aux lettres sensibles dans les archives, ce qui va à l'encontre du Need-to-know-J'exclue ces adresses de manière ciblée. D'autres ne testent pas les restaurations pendant des années et ne remarquent qu'en cas d'urgence qu'il manque des droits ; je vérifie cela régulièrement. Les délais incorrects sont également fréquents, par exemple une conservation trop courte ou trop longue ; je documente proprement les durées. Le double archivage par transfert fait gonfler la mémoire ; je définis des voies claires. Des règles claires me permettent de maintenir mon Archives mince et résistant.
Dépannage et conseils d'assistance
En l'absence d'archivage, je vérifie d'abord si la boîte aux lettres est Configuration est incluse. Ensuite, je contrôle les chemins de distribution, les quotas et les éventuelles règles client qui déplacent immédiatement les courriers. Un bref test d'exportation montre si les autorisations correspondent et si les formats fonctionnent correctement. Les logs dans le centre client m'aident à délimiter les moments et les causes. Si je n'arrive à rien, je formule un message compact. Billet avec des exemples de données et des horodatages précis.
Travail d'équipe : rôles, responsabilités et formation
Je détermine qui est autorisé à effectuer des recherches, à tirer des exportations ou à lancer des restaurations, afin que Accès reste contrôlée. Des formations sur la GoBD, le RGPD et les directives internes permettent à l'équipe de garder le cap. Une brève documentation sur les procédures explique le but, l'étendue, les délais et les responsables. Des audits trimestriels garantissent que les règles sont appliquées et que les nouvelles boîtes aux lettres sont immédiatement prises en compte. Ainsi, la Transparence élevé et la solution porte au quotidien.
Modèle de collecte : ce qui finit réellement dans les archives
Je m'assure que toutes les voies de communication pertinentes sont prises en compte : les e-mails entrants vers mes domaines et les e-mails sortants de mes boîtes aux lettres. Je vérifie que les alias, les adresses de groupe et les redirections sont également pris en compte. Je traite sciemment les adresses "catch all" afin de ne pas avoir de mails de masse indésirables dans mes archives. Si j'utilise des passerelles externes ou des filtres de sécurité, je vérifie que le flux complet se termine quand même dans l'archive et que rien n'est "passé" par des règles de serveur ou de client. J'évite ainsi les failles dans la chaîne de documents.
Classes de conservation et concept de suppression en détail
Je classe les e-mails dans des catégories de conservation avec des délais définis. Pour les documents pertinents sur le plan commercial et fiscal, je fixe des délais habituels de six ou dix ans, en fonction du contenu (par exemple, lettres commerciales vs pièces comptables). Les courriers opérationnels sans importance juridique se voient attribuer des délais plus courts, pour autant qu'aucune autre obligation ne s'y oppose. Je décris clairement les critères : objet, expéditeur/destinataire, boîtes aux lettres fonctionnelles, pièces jointes et workflows typiques. Ma documentation de procédure indique comment je procède à l'attribution et comment je gère les exceptions (p. ex. litige → blocage/détention légale). Après l'expiration du délai, je supprime systématiquement et de manière consignée afin de satisfaire aux exigences du RGPD.
Importation d'e-mails historiques (post-archivage)
Afin de conserver un historique complet, j'intègre si possible les anciens fichiers dans l'archive. Pour ce faire, je mets à disposition les e-mails existants des clients ou des anciens systèmes au format .eml ou .pst et je les transfère dans l'archive - si la fonction est disponible. Je travaille également avec une boîte aux lettres IMAP dédiée, dans laquelle je dépose les anciens documents afin que le service les saisisse. Je veille à conserver les métadonnées originales telles que la date, l'expéditeur et le destinataire et à éviter les doublons. Des contrôles aléatoires me permettent de m'assurer que le nombre, les périodes et les structures de dossiers sont plausibles. Je crée ainsi un point de départ cohérent et je réduis les risques d'audit.
Cryptage, signatures et indexation
Je tiens compte des e-mails cryptés de bout en bout (S/MIME/PGP). Si le contenu reste crypté, la recherche plein texte ne peut accéder qu'aux métadonnées ; c'est acceptable si cela est suffisant d'un point de vue juridique. Si les clés de décryptage sont disponibles de manière centralisée, je documente le processus et la protection des clés de manière particulièrement stricte. Je vérifie les signatures numériques de manière aléatoire afin de prouver leur intégrité et l'identité de l'expéditeur. Dans tous les cas, j'indique quels champs de données peuvent faire l'objet de recherches et comment je réponds aux demandes de manière rapide et juridiquement sûre.
Protocoles, preuves et valeur probante
J'utilise les journaux d'archives pour suivre la saisie, les accès et les modifications des autorisations. Pour les contrôles, j'exporte des e-mails complets, y compris les en-têtes, afin que les voies d'envoi et les informations de livraison soient visibles. Je documente la chaîne des preuves : de la saisie à l'exportation en passant par l'enregistrement. Je peux ainsi montrer de manière concluante aux contrôleurs que les e-mails sont complets et non modifiés et que l'archivage a été actif en permanence. Des protocoles d'échantillonnage et des rapports de contrôle mensuels augmentent la valeur probante.
Planification des coûts, stockage et mise à l'échelle
Je calcule le budget de manière réaliste : en général, il y a des coûts récurrents par boîte aux lettres ou paquet et, le cas échéant, pour le stockage. Je prévois la croissance des pièces jointes (PDF, images, fichiers CAD) et je définis des seuils à partir desquels je réserve de la mémoire ou j'optimise les politiques des boîtes aux lettres. Pour la planification des capacités, j'utilise des indicateurs tels que le nombre moyen de courriers par utilisateur et par mois, la taille moyenne des pièces jointes et les durées d'exécution prévues. Une planification précoce permet d'éviter les goulots d'étranglement et de prendre des mesures ad hoc pendant les phases de contrôle.
Suivi et tests réguliers
J'établis un monitoring léger : des échantillons mensuels, un test de restauration rapide par équipe, l'exportation d'un e-mail de référence et le contrôle des entrées du journal. En cas d'anomalies (par exemple, un ralentissement soudain dans certaines boîtes aux lettres), je recherche les causes de manière structurée. Je note les responsables, les voies d'escalade et les temps de réaction, afin que les pannes ne passent pas inaperçues. Je maintiens ces routines de manière succincte mais cohérente, de sorte qu'elles ne pèsent pas sur l'entreprise et qu'elles apportent de la sécurité en cas d'urgence.
Gestion du changement et on/offboarding
J'ancre l'archivage dans l'onboarding : je configure directement les nouvelles boîtes aux lettres avec les règles correctes, je vérifie la couverture des alias. Lors de l'offboarding, je veille à ce que les boîtes aux lettres restent protégées jusqu'à l'expiration des délais pertinents et à ce qu'il n'y ait pas d'archivage. Suppressions ont lieu en avance. Les changements de rôle au sein de l'équipe se reflètent directement dans les autorisations, afin que seules les personnes autorisées conservent l'accès aux recherches et aux exportations. Je documente les modifications de manière brève et compréhensible.
Multi-domaines, alias et groupes
J'exploite souvent plusieurs domaines ou j'utilise des alias et des boîtes aux lettres de groupe pour des équipes. C'est pourquoi je teste explicitement si les courriels de groupe et les adresses d'alias apparaissent dans les archives et sont correctement attribués. Je traite les boîtes aux lettres "catch all" de manière restrictive afin d'éviter les inondations de spams. Pour les boîtes aux lettres interfonctionnelles, je définis les compétences et la visibilité afin de préserver la protection des données et le need-to-know.
Continuité des activités et redémarrage
Je prévois les perturbations : Si une boîte aux lettres est bloquée ou si un client est compromis, les archives restent ma source fiable. Je m'entraîne à remettre un grand nombre d'e-mails dans les boîtes aux lettres en peu de temps et je documente le processus (RTO/RPO). En cas d'incident lié à un ransomware, j'ai recours aux archives pour rétablir la capacité de travail de manière sélective, sans effacer les traces. Je sécurise ainsi l'activité commerciale même sous pression.
Mettre en place une documentation des procédures proche de la pratique
Je garde ma documentation de procédure concise et efficace : objectif, champ d'application, rôles, voies de saisie, délais, concept de suppression, suivi, tests et escalade. Une annexe avec des exemples (p. ex. processus de facturation typiques ou communication de projet) facilite la compréhension. J'indique les modifications avec la date et la validation. Je peux ainsi les présenter sans effort lors de contrôles et les utiliser comme référence en interne.
En bref
Avec le strato email archiving je sécurise les e-mails professionnels conformément à la loi, de manière compréhensible et efficace. L'activation, la recherche, l'exportation et la restauration s'imbriquent les unes dans les autres et me donnent du rythme au quotidien. Je remplis les obligations légales du HGB, du AO, du GoBD et du DSGVO avec des délais clairs et une procédure documentée. Côté technique, je profite de centres informatiques allemands, de la redondance et d'une administration web allégée. Ceux qui souhaitent aller plus loin trouveront des informations complémentaires sur STRATO dans des aperçus compacts, ce qui leur permettra de faire des économies. Temps lors de l'exploitation.
