La sicurezza dei dati privati e aziendali sta diventando sempre più importante, perché la criminalità si sta spostando sempre più su Internet. La sicurezza dei dati non riguarda solo la protezione dei dati sensibili, ma in generale la sicurezza di tutti i dati aziendali. Le aziende hanno a disposizione diverse opzioni per ottimizzare la protezione e la sicurezza.
Autorizzazioni di accesso
Una componente importante della sicurezza dei dati è il controllo delle autorizzazioni di accesso. Molti sistemi offrono già la possibilità di semplici restrizioni, come il semplice rilascio di cartelle per determinate azioni. Tuttavia, le aziende non possono evitare di utilizzare strumenti adeguati per proteggere i propri dati.
Ciò consente di distribuire i diritti di accesso e di utilizzo non solo per le cartelle, ma anche per singoli file o aree di raccolte di dati. È particolarmente importante che anche questi diritti vengano controllati regolarmente. Capita spesso che gli account dei dipendenti licenziati non siano stati disattivati e che abbiano poi causato danni considerevoli all'azienda.
Versione
Anche la sicurezza dei dati non è più garantita quando si lavora con un database obsoleto. I fattori responsabili sono solitamente due: la mancanza di uno spazio di archiviazione condiviso e l'assenza di un sistema di controllo delle versioni dei documenti modificati.
Grazie al cloud storage, almeno il primo problema può essere facilmente risolto. Con il versioning, esiste un software adatto che documenta chi ha apportato quali modifiche e quando. Il vantaggio è che non solo mostrano chi ci ha lavorato, ma anche quali modifiche sono state apportate. Questo è indispensabile per i documenti che vengono redatti congiuntamente da un team, ma anche per i file che vengono utilizzati solo da una persona, è spesso utile poter tracciare lo sviluppo di un documento.
Creare copie di sicurezza
In passato si facevano copie di tutti i documenti, ma oggi i backup sono dei supporti di dati che devono essere eseguiti a intervalli regolari. Ciò include non solo i supporti dati dell'azienda, ma anche i server utilizzati, ad esempio. I backup sono essenziali per la Recupero dati del server indispensabile, perché una perdita può verificarsi a causa di attacchi di hacker o altri problemi. Se è disponibile un back-up, la perdita di dati è minima e anche i tempi di inattività possono essere ridotti.
Molte aziende si chiedono con quale frequenza sia opportuno eseguire il backup dei dati del server. A questo si può rispondere solo individualmente. Maggiore è la frequenza di utilizzo, maggiore è la frequenza di back-up. Per le piccole e medie imprese, di solito è sufficiente un back-up giornaliero. Le aziende che hanno centinaia di ordini di clienti al giorno, tuttavia, dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di effettuare un back-up ogni poche ore.
I backup devono essere conservati per un certo periodo di tempo. Molte aziende conservano i backup anche per un anno. Il motivo è che se i dati sono stati danneggiati da virus, spesso ci vuole un po' di tempo prima che se ne accorga. I dati danneggiati vengono quindi spesso copiati insieme ai backup. Se non esiste più un back-up che contenga i dati prima del danneggiamento, di solito non è più possibile ripristinare tali informazioni.
Sicurezza fisica
Nell'ambito della sicurezza dei dati si è voluto prendere in considerazione anche la sicurezza fisica dei supporti. Analogamente all'accesso ai file, anche l'accesso alla sala server, ad esempio, deve essere protetto da autorizzazioni. Inoltre, anche la cura e la conservazione dei supporti dati sono un fattore importante. Un back-up è inutile se si trova su un supporto dati che è stato esposto a un calore eccessivo, ad esempio a causa di una conservazione errata, e quindi è diventato inutilizzabile.
In questo caso, anche le aziende che lavorano in gran parte senza carta sono soggette a disposizioni di legge che regolano il modo in cui i supporti di dati devono essere conservati per rispettare l'obbligo di conservazione.
