L'accesso crittografato alla webmail protegge dall'accesso non autorizzato e dalla perdita di dati. All-Inkl Webmail offre funzioni affidabili come l'autenticazione a due fattori, l'integrazione PGP e gli standard tedeschi di protezione dei dati per la massima sicurezza delle e-mail.
Punti centrali
- Crittografia PGP protegge in modo affidabile i contenuti riservati.
- Accesso a due fattori aumenta in modo significativo la sicurezza dell'account.
- Filtro antispam e antivirus offrono una protezione efficace direttamente nella cassetta della posta.
- Backup garantire il recupero in caso di perdita di dati.
- Sincronizzazione IMAP garantisce la coerenza su tutti i dispositivi.
Quando si utilizzano soluzioni di posta elettronica e webmail, ci sono alcuni criteri di base che non vanno sottovalutati. Oltre ai punti elencati qui, la scelta di un provider affidabile e la facilità d'uso sono particolarmente importanti. All-Inkl è convincente in entrambi i campi: sia la tecnologia che l'interfaccia utente sono state progettate in modo tale da permettere di accedere senza complicate deviazioni e di iniziare subito a lavorare. Inoltre, le funzioni di sicurezza più importanti possono essere attivate rapidamente, il che rappresenta un particolare vantaggio in ambienti di lavoro stressanti.
Un altro vantaggio è che All-Inkl aggiorna regolarmente i suoi sistemi e colma proattivamente le lacune di sicurezza. Di conseguenza, gli utenti beneficiano di un elevato standard di protezione senza dover cercare costantemente nuove vulnerabilità. Toppe di dover effettuare ricerche. Se utilizzate anche le funzioni qui menzionate, come il PGP o la creazione di filtri personalizzati, scoprirete che l'intero traffico di e-mail può essere organizzato e protetto molto meglio.
Impostare la Webmail di All-Inkl in modo sicuro
L'impostazione di un account e-mail tramite la Webmail di All-Inkl è semplice. Dopo aver effettuato l'accesso all'area clienti, seleziono la voce di menu "E-mail" e faccio clic su "Aggiungi account e-mail". Scelgo una password sicura e aggiungo l'indirizzo e-mail desiderato. Per l'accesso utilizzo il seguente indirizzo https://webmail.all-inkl.com e accedere con il mio indirizzo e-mail completo e la mia password. Questa configurazione iniziale richiede solitamente meno di cinque minuti.
Se avete bisogno di altre impostazioni, potete trovarle nel file Guida alla Webmail All-Inkl una panoramica utile con funzioni aggiuntive come regole di filtro o alias.
È particolarmente utile che All-Inkl abbia costantemente semplificato il processo di configurazione guidata. In questo modo si evitano errori o opzioni poco chiare durante l'installazione. Una password ben scelta dovrebbe essere lunga almeno 12 caratteri e composta da un mix di lettere, numeri e caratteri speciali. In questo modo si riduce la possibilità che hacker o bot automatici compromettano il vostro account. Inoltre, se gestite più account, dovreste assegnare a ogni casella di posta elettronica una propria password. In questo modo si eviterà una compromissione collettiva se un singolo account viene compromesso.
Maggiore sicurezza con l'autenticazione a due fattori
Una password sicura non è più sufficiente al giorno d'oggi. Posso attivare l'autenticazione a due fattori su All-Inkl direttamente nell'amministrazione di KAS. A tal fine, collego il mio account a un'applicazione di autenticazione come Google Authenticator o Aegis. Quando accedo, ricevo un codice aggiuntivo valido solo per pochi secondi. Anche se la mia password viene rubata, la mia casella di posta elettronica rimane al sicuro. protetto.
Ho attivato questa opzione nell'amministrazione in "Impostazioni utente > Login a due fattori". Consiglio vivamente di salvare il codice di backup in modo sicuro offline: in questo modo è possibile continuare ad accedere al dispositivo in caso di smarrimento.
Chi viaggia spesso e accede alla propria casella di posta elettronica anche da computer pubblici trarrà particolare vantaggio dal processo 2FA. Si ottiene un ulteriore livello di protezione che impedisce a terzi non autorizzati di ottenere l'accesso solo attraverso il furto della password. Questa può essere una valida misura di sicurezza anche per gli utenti privati che gestiscono le e-mail di lavoro. È importante non conservare in nessun caso i codici di conferma in modo non protetto. È meglio annotare il codice di backup in una cassaforte chiusa a chiave o in un gestore di password, anch'esso crittografato e protetto da una password principale forte.
La crittografia PGP semplificata
Per inviare e-mail riservate in modo sicuro, utilizzo PGP - Pretty Good Privacy. A tale scopo utilizzo un componente aggiuntivo del browser come Mailvelope. Si integra direttamente nell'account di webmail e mi permette di creare chiavi o di importare quelle esistenti. In questo modo si garantisce che solo il destinatario può decifrare le mie e-mail. Lo sforzo di configurazione è basso e la protezione è eccellente. Soprattutto in un ambiente aziendale, PGP può proteggere in modo significativo le comunicazioni.
Per una struttura trasparente, conservo la mia chiave pubblica in un luogo designato o la invio attivamente ai contatti. Questo permette a entrambe le parti di comunicare in forma criptata senza alcun ostacolo.
Chiunque si addentri nel PGP riconoscerà presto i vantaggi delle firme. Una firma digitale conferma al destinatario che il messaggio proviene effettivamente dal mittente specificato e non è stato manomesso durante il percorso. Soprattutto in tempi di phishing e spam, che fingono di provenire da una fonte nota, questo crea una sicurezza aggiuntiva. È inoltre possibile gestire aggiornamenti regolari delle chiavi per rinnovare quelle obsolete o compromesse. È importante che le chiavi private non vengano mai conservate in chiaro sul computer o sui dispositivi mobili, ma solo in ambienti protetti o in contenitori con password.
Configurare correttamente i filtri antispam e antivirus
Nell'interfaccia webmail di All-Inkl, le opzioni di personalizzazione si trovano in "Impostazioni > Filtro antispam". Ho assegnato singoli Liste nere per i mittenti fastidiosi e, se necessario, creo delle whitelist per dare priorità ai mittenti affidabili. Utilizzo regole di filtro opzionali per reindirizzare i messaggi importanti o classificarli in modo appropriato.
È possibile configurare i seguenti filtri:
| Tipo di filtro | Funzione |
|---|---|
| Liste nere | Blocca i domini o i mittenti indesiderati |
| Whitelist | Autorizzazione di contatti noti e affidabili |
| Filtri basati su regole | Ordina automaticamente le e-mail in cartelle |
| Controllo dei virus | Elimina automaticamente gli allegati pericolosi |
Un consiglio utile è quello di applicare alcuni filtri non solo all'oggetto ma anche al contenuto dell'e-mail. Se notate che continuano a comparire messaggi di spam con parole chiave simili (ad esempio "casinò", "profitto" o "Viagra"), potete aggiungere tali termini alle regole del filtro. Tuttavia, bisogna fare attenzione a non filtrare inavvertitamente le e-mail legittime. Si consiglia di effettuare un controllo rapido e regolare della cartella spam per escludere i falsi positivi.
Nei team o nelle aziende più grandi, può anche essere utile allentare le regole del filtro antispam per le mailing list interne. In questo modo, gli aggiornamenti interni importanti non vengono filtrati in modo errato. Ogni organizzazione è diversa, ma All-Inkl offre una flessibilità sufficiente per soddisfare le diverse esigenze.
Risposte automatiche in caso di assenza
L'autoresponder è particolarmente utile quando mi assento per lungo tempo. In "Impostazioni > Autoresponder" attivo un messaggio che viene inviato non appena qualcuno mi contatta. Qui definisco anche Periodo e il testo. In questo modo, i mittenti sanno immediatamente che non sto rispondendo e chi potrebbe essere la persona da contattare.
Il sistema invia la risposta solo una volta per mittente entro 24 ore per evitare lo spam. Utilizzo anche un sistema di archiviazione in una cartella separata per stabilire una priorità migliore al momento del ritorno.
Per l'uso aziendale, è consigliabile nominare un rappresentante nell'autoresponder o inserire i dettagli di contatto del reparto responsabile. In questo modo si garantisce che la comunicazione rimanga fluida nonostante l'assenza. Per uso privato, si può utilizzare questo testo per indicare, ad esempio, quando si sarà nuovamente disponibili. Per apparire professionale, la risposta deve essere breve, amichevole e significativa. Per aumentare la sicurezza, è possibile integrare una nota del tipo "Si prega di non inviare dati riservati via e-mail".
Sincronizzazione con i client di posta
All-Inkl supporta IMAP e POP3: è così che sincronizzo la mia posta con Outlook, Thunderbird o Apple Mail. Preferisco IMAP perché rimane sincronizzato su più dispositivi. Le modifiche vengono applicate immediatamente, indipendentemente dal fatto che io stia lavorando sul mio computer, tablet o smartphone. Questo si traduce in operazioni mobili in particolare.
I dati necessari del server vengono visualizzati direttamente nell'area clienti. Per i nuovi arrivati è disponibile un Guida all'accesso alla Webmail una panoramica utile di tutti i passaggi.
Chi tiene all'archiviazione completa della posta elettronica è meglio che utilizzi IMAP. POP3 di solito scarica i messaggi dal server e li cancella lì, il che garantisce una maggiore libertà di dati sul server, ma allo stesso tempo rende più difficile l'amministrazione centralizzata. Con IMAP, l'archivio principale rimane sempre sul server, in modo che le e-mail possano essere recuperate da molti dispositivi finali senza doversi preoccupare di incongruenze. Con le caselle di posta elettronica più grandi, in particolare, è necessario considerare per quanto tempo si desidera conservare le e-mail in modo permanente, per non riempire eccessivamente lo spazio di archiviazione. Molti utenti mantengono una certa struttura di cartelle in base ai progetti o ai clienti, il che può avere un effetto positivo sui tempi di caricamento della webmail.
Protezione tramite backup giornalieri
I backup automatici sono una caratteristica di sicurezza sottovalutata di All-Inkl Webmail. Vengono creati regolarmente e possono essere ripristinati tramite il menu cliente. Se per sbaglio cancello delle e-mail importanti, bastano pochi clic per ripristinarle. In questo modo Perdita di dati controllabile, anche in caso di errori di account o di attacchi di hacker.
L'archiviazione avviene in data center con standard di protezione dei dati tedeschi. Ciò garantisce la massima chiarezza giuridica e la conformità al GDPR.
Chi lavora in modo molto attento alla sicurezza o invia informazioni critiche per l'azienda via e-mail ne trae un doppio vantaggio: oltre ai backup automatici, è possibile creare i propri backup manuali, se necessario. Ciò significa che le e-mail possono essere archiviate localmente o caricate in forma crittografata su servizi cloud esterni. L'interazione di diversi meccanismi di backup garantisce che, anche in caso di un grave incidente ai dati, come un attacco ransomware, sarete di nuovo operativi in pochissimo tempo. Tuttavia, è sempre opportuno effettuare un test regolare per verificare se il ripristino dei backup funziona senza problemi.
È inoltre importante creare consapevolezza in tutto il team: Chiunque cancelli irresponsabilmente le e-mail o clicchi accidentalmente su link di spam può mettere a rischio l'intero sistema. La formazione continua o almeno le e-mail informative sul tema della sicurezza delle e-mail e dei processi di backup spesso ottengono più di quanto si possa pensare. Spesso sono le piccole precauzioni quotidiane ad avere il maggiore impatto.
Disponibilità e protezione DDoS
Con un eccellente uptime di 99,97 %, la Webmail di All-Inkl è costantemente disponibile. Anche in caso di aumento del traffico dati, strategie come la mitigazione DDoS garantiscono un accesso stabile. Questo rende il mio lavoro quotidiano molto più semplice. Soprattutto le aziende e i lavoratori autonomi fanno affidamento su questo accesso stabile.
Per molte aziende, la disponibilità dell'infrastruttura di posta elettronica è fondamentale per mantenere la comunicazione con i clienti o i fornitori. Se il sistema si guasta, possono verificarsi costi elevati o perdite di immagine nel giro di poche ore. Grazie alle misure di protezione integrate di All-Inkl, il traffico e-mail rimane sicuro e stabile, anche se i server vengono colpiti da massicce ondate di dati. In pratica, ciò significa che è possibile inviare e ricevere e-mail in modo affidabile senza doversi preoccupare di "timeout" improvvisi o errori di accesso.
Interfaccia utente personalizzabile
Mi piacciono le caselle di posta strutturate in modo chiaro. All-Inkl consente di creare cartelle personalizzate, definire l'inoltro automatico e utilizzare la codifica a colori. Se lo desiderate, potete anche integrare calendari e contatti tramite l'interfaccia della webmail. Le e-mail possono essere ricercate o filtrate direttamente. Questa personalizzazione crea una Flusso di lavoro efficientesenza molti clic.
Se volete approfondire l'argomento, potete trovare maggiori informazioni nella sezione Rapporto di esperienza ulteriore informare.
La possibilità di personalizzare l'interfaccia non è solo estetica. Creando cartelle per progetti, clienti o argomenti specifici, è possibile mantenere una visione d'insieme e accedere molto più rapidamente alla corrispondenza pertinente. Chiunque riceva molte e-mail nel suo lavoro quotidiano sa che una buona struttura può aiutare a risparmiare tempo ed evitare errori. È anche possibile definire regole che assegnano automaticamente le e-mail in un secondo momento.
Alcuni utenti apprezzano anche l'interfaccia utente scura (modalità scura) per proteggere gli occhi durante le lunghe ore di lavoro. A seconda del dispositivo finale e delle impostazioni, questa funzione è ormai comune. Le opzioni di personalizzazione rendono All-Inkl uno strumento comodo, sia che si risponda a poche e-mail al giorno sia che si comunichi ogni minuto.
Maggiore sicurezza grazie agli aggiornamenti regolari delle password
Oltre all'autenticazione a due fattori, è consigliabile aggiornare le password a intervalli ragionevoli. In questo modo si garantisce che anche le password trapelate o craccate non siano più utilizzabili dopo qualche settimana. Tuttavia, è necessario prestare attenzione affinché i frequenti cambi di password non provochino il caos. Un gestore di password sicuro può aiutare a mantenere l'organizzazione. È importante non solo mantenere o addirittura aumentare il tempo necessario per cambiare le password, ma anche la qualità delle stesse.
Molti malintesi nascono dall'uso contemporaneo della stessa password per diversi servizi online. Le caselle di posta elettronica All-Inkl non dovrebbero quindi mai avere la stessa password degli account dei social media o dei negozi online, ad esempio. Una chiara separazione e un'amministrazione sicura aiutano a ottenere un enorme guadagno in termini di sicurezza.
Gestione di allegati e contenuti sensibili
Anche se le e-mail sono criptate, gli allegati rimangono potenziali fonti di pericolo. In particolare, i file eseguibili o i documenti con macro possono contenere malware o virus. È quindi consigliabile controllare accuratamente se un allegato proviene da un mittente affidabile e se il contenuto appare plausibile. Il filtro antivirus integrato di All-Inkl fa già un buon lavoro in questo senso, ma non bisogna mai fare clic alla cieca su "Apri".
Inoltre, è consigliabile non inviare per e-mail file sensibili come contratti, informazioni di pagamento o dati dei clienti in chiaro, ma sempre in forma criptata. PGP fornisce una buona base per questo. In alternativa, è possibile utilizzare soluzioni cloud protette in cui viene inviato al destinatario un link con una password. Anche in questo caso, la comunicazione deve essere adeguatamente protetta in modo che terzi non autorizzati non possano accedere al trasferimento.
Assistenza ai problemi e al servizio clienti
All-Inkl è noto per il suo supporto veloce e competente. Chiunque abbia dubbi sulla configurazione dei propri account di posta elettronica o su questioni di sicurezza può contattare il servizio clienti. Spesso bastano pochi minuti per risolvere un problema o chiarire eventuali dubbi. Questo aspetto del supporto può essere particolarmente importante se non si dispone di esperti tecnici o di un grande reparto IT.
All-Inkl mette a disposizione pagine di aiuto e documentazione complete, in modo che possiate informarvi da soli, se necessario. È consigliabile consultare questa documentazione di tanto in tanto, soprattutto quando sono previste nuove funzioni o aggiornamenti del programma. In questo modo si rimane aggiornati e si possono sfruttare tutte le nuove funzioni di sicurezza.
Valutazione finale
La Webmail di All-Inkl si è dimostrata per me una soluzione affidabile e sicura. La combinazione di tecnologia moderna, comunicazione criptata e standard tedeschi di protezione dei dati consente un livello di protezione che soddisfa anche i requisiti professionali. Funzioni pratiche come gli autorisponditori, i filtri antispam, l'integrazione PGP e il login a due fattori garantiscono un'infrastruttura e-mail sicura. Chiunque prenda sul serio la protezione dei dati troverà qui una soluzione pulita, senza inutili complessità.
