Wettelijk conforme e-mailopslag volgens GoBD
Op 1 januari 2017 worden de "Principles for the proper keeping and storage of books, records and documents in electronic form and for data access" (GoBD) eindelijk van kracht. Hieronder valt ook de regelgeving voor de wettelijk veilige opslag van e-mails en e-mailbijlagen, waarvoor vanaf de ingangsdatum geen uitzonderingen meer bestaan. De GoBD vervangt alle andere voorschriften van het Bondsministerie van Financiën (BMF) die voorheen van toepassing waren op de opslag van zakelijke documenten. In detail zijn dit de "Principles of Data Access and Verifiability of Digital Documents" (GDPdU) en de "Principles of Proper Computerized Accounting Systems" (GoBS).
Met de publicatie van de GoBD op 14 november 2014 heeft het Bondsministerie van Financiën (BMF) in de eerste plaats rekening gehouden met het feit dat in de dagelijkse praktijk van ondernemingen van elke omvang, elektronische gegevensuitwisseling, papierloze boekhouding en digitaal opgeslagen documentatie van alle relevante zakelijke transacties gebruikelijk zijn en dat de reikwijdte ervan in de toekomst zal blijven toenemen. In deze context vormen e-mails een speciaal geval waarvoor een aantal punten in acht moet worden genomen om aan de eisen van de GoBD te voldoen.
Principes van e-mailopslag en -archivering
U hoeft geen pure kerst- of verjaardagsgroet te archiveren bij een of meerdere zakenpartners. Zodra een E-mail Indien een document echter de functie van een zakelijke brief of een ontvangstbewijs krijgt, moet het net als andere documenten volgens de gebruikelijke bewaartermijnen worden bewaard. Hetzelfde geldt voor alle bijlagen met fiscale relevantie, d.w.z. facturen, offertes, enz. Indien de tekst van de e-mail alleen dient als begeleidend schrijven bij de verzending van een factuur, offerte of leveringsbon, kan hij worden geschrapt. Dit kan worden vergeleken met een enveloppe die in de vuilnisbak wordt gegooid nadat de inhoud eruit is gehaald. In dit geval wordt alleen de bijlage gearchiveerd, maar daarop moeten alle verplichte gegevens voor een aanslag (omzetbelasting) worden vermeld.
Constante beschikbaarheid en machine-evaluatie vereist
Alle e-mails die onder de archiveringsplicht vallen, moeten, net als alle andere elektronisch gegenereerde archiefbescheiden en documenten inclusief bijlagen, te allen tijde beschikbaar zijn voor inzage en volledig beschermd zijn tegen manipulatie door derden. U moet er ook voor zorgen dat de gearchiveerde e-mails automatisch kunnen worden geëvalueerd. Volgens de GoBD-regelgeving is het niet voldoende om de documenten eenvoudigweg af te drukken en op papier op te slaan. Als u een encryptiemethode gebruikt voor het archiveren van uw e-mails, bent u ook verplicht om ongecodeerde toegang toe te staan in geval van een eventuele fiscale controle. Dit zorgt ervoor dat de documenten kunnen worden gecontroleerd via full text search en automatisch worden geëvalueerd.
Termijnen voor het opslaan van e-mail
De bewaartermijn is zes tot tien jaar, afhankelijk van de fiscale relevantie en het type e-mail. De periode begint altijd aan het einde van het kalenderjaar waarin de e-mail is aangemaakt. Dit betekent dat u een brief van 2 januari voor bijna zeven of elf jaar moet archiveren, omdat de periode pas op 1 januari aanstaande begint. Voor alle bedrijven en handelaars is dit GoBD-reglement een niet te onderschatten inspanning, aangezien alle facturen, commerciële brieven, offertes, leveringsbonnen, enz. volgens de GoBD moeten worden bewaard en op elk moment beschikbaar moeten worden gesteld op afroep. Hiervoor moeten voldoende middelen worden uitgetrokken.
De behandeling van privé-mails
Sommige bedrijven staan hun werknemers toe om de eigen mailserver of -provider van het bedrijf te gebruiken voor privé-mails. In dit verband rijst de vraag hoe privé-berichten worden behandeld met betrekking tot de opslag. Het is waar dat werknemers ermee kunnen instemmen dat hun e-mails worden gearchiveerd met een overeenkomstige paragraaf in hun arbeidsovereenkomst of een interne overeenkomst. Er kunnen zich hier echter problemen voordoen met de gegevensbescherming, omdat de privacy van de externe afzenders en ontvangers ook wordt aangetast. Daarom is het aan te raden dat u zorgt voor een strikte scheiding van zakelijke en privé-mails of dat u in het algemeen privé-correspondentie via uw servers verbiedt.
Softwareoplossing of handwerk?
Een freelancer of een heel klein bedrijf kan de taken van e-mailopslag misschien nog wel "met de hand" uitvoeren. Vanaf een bepaalde bedrijfsgrootte Kosten en inspanning niet langer in een redelijke verhouding staan tot het voordeel. In dit geval kan alleen een goede en veilige softwareoplossing die aan de criteria voor rechtszekerheid voldoet en een machinale evaluatie en een full text search mogelijk maakt, helpen. Dergelijke software moet ten minste de volgende vijf taken vervullen. Alle inkomende en uitgaande e-mails moeten volledig worden opgevangen en opgeslagen. Het is zinvol dit te doen alvorens door te sturen naar de geadresseerden. Bovendien moet de archivering getrouw zijn aan het origineel en zonder verlies van informatie. Ten derde moet een veilige bescherming tegen manipulatie worden gewaarborgd. Toegang door eenvoudige gebruikers die geen beheerdersrechten hebben, moet gedurende de gehele bewaarperiode worden verhinderd, zodat er geen voortijdige verwijderingen plaatsvinden. En ten slotte moet archiveringssoftware naadloze toegang op elk moment mogelijk maken in geval van een audit.
Als u alle genoemde punten correct benadert en uitvoert, zult u - wat betreft de opslag van e-mail - geen problemen hebben met het belastingkantoor.
Weergave:
Bewaar uw eMails wettelijk bindend in de Gegevens...cloud met extra back-ups. Op elk moment doorzoekbaar met web, windows of outlook client. Eenvoudig en betaalbaar. Maak een back-up van elke mailbox - onafhankelijk van de provider. Voor meer informatie kunt u terecht op de volgende pagina: Data.cloud aanbieding beschrijving
