webhosting

GoBS wettelijk beveiligde e-mailopslag verplicht

Wettelijk conforme e-mailopslag volgens GoBD

Op 1 januari 2017 worden de "Principles for the proper keeping and storage of books, records and documents in electronic form and for data access" (GoBD) eindelijk van kracht. Daaronder valt ook de regelgeving voor de wettelijk verplichte opslag van e-mails en e-mailbijlagen, waarvoor vanaf de afsluitingsdatum geen uitzonderingen meer gelden. De GoBD vervangt alle andere voorschriften van het Bondsministerie van Financiën (BMF) die voorheen van toepassing waren op het bewaren van zakelijke documenten. In detail gaat het om de "Principles for Data Access and Verifiability of Digital Documents" (GDPdU) en de "Principles for Proper IT-Based Accounting Systems" ("Beginselen voor de toegang tot gegevens en de controleerbaarheid van digitale documenten").GoBS).

Met de publicatie van de GoBD op 14 november 2014 heeft de BMF vooral bijgedragen aan het feit dat FactuurHet feit dat elektronische gegevensuitwisseling, papierloze boekhouding en digitaal opgeslagen documentatie van alle relevante zakelijke transacties gemeengoed is in het dagelijkse zakenleven van bedrijven van elke omvang en in de toekomst zal blijven groeien. In deze context vormen e-mails een speciaal geval waarvoor enkele punten in acht moeten worden genomen om aan de eisen van de GoBD te voldoen.

Principes van e-mailopslag en -archivering

U hoeft geen pure kerst- of verjaardagsgroet te archiveren bij een of meerdere zakenpartners. Zodra een E-mail maar de Functie van een zakenbrief of -voucher, moet deze net als andere documenten worden bewaard volgens de gebruikelijke bewaartermijnen. Hetzelfde geldt voor alle bijlagen met fiscale relevantie, d.w.z. facturen, offertes, enz. Als de Tekst van de E-Mail kan alleen worden verwijderd als begeleidende brief waarmee een factuur, een offerte of een leveringsbon wordt verstuurd. Dit is te vergelijken met een enveloppe die in de afvalbak wordt gegooid nadat de inhoud is verwijderd. In dit geval wordt alleen de bijlage gearchiveerd, maar deze moet alle verplichte informatie voor een (omzet)aanslag bevatten.

Constante beschikbaarheid en machine-evaluatie vereist

Alle e-mails die onder de archiveringsplicht vallen, moeten, net als alle andere elektronisch gegenereerde archiefbescheiden en documenten inclusief bijlagen, te allen tijde beschikbaar zijn voor inzage en volledig beschermd zijn tegen manipulatie door derden. U moet er ook voor zorgen dat de gearchiveerde e-mails automatisch kunnen worden geëvalueerd. Volgens de GoBD-regelgeving is het niet voldoende om de documenten eenvoudigweg af te drukken en op papier op te slaan. Als u een encryptiemethode gebruikt voor het archiveren van uw e-mails, bent u ook verplicht om ongecodeerde toegang toe te staan in geval van een eventuele fiscale controle. Dit zorgt ervoor dat de documenten kunnen worden gecontroleerd via full text search en automatisch worden geëvalueerd.

Termijnen voor het opslaan van e-mail

De bewaartermijn is zes tot tien jaar, afhankelijk van de fiscale relevantie en het type e-mail. De periode begint altijd aan het einde van het kalenderjaar waarin de e-mail is aangemaakt. Dit betekent dat u een brief van 2 januari voor bijna zeven of elf jaar moet archiveren, omdat de periode pas op 1 januari aanstaande begint. Voor alle bedrijven en handelaars is dit GoBD-reglement een niet te onderschatten inspanning, aangezien alle facturen, commerciële brieven, offertes, leveringsbonnen, enz. volgens de GoBD moeten worden bewaard en op elk moment beschikbaar moeten worden gesteld op afroep. Hiervoor moeten voldoende middelen worden uitgetrokken.

De behandeling van privé-mails

Sommige bedrijven staan hun werknemers toe de eigen mailserver van het bedrijf te gebruiken of Aanbieder voor privé-e-mails. In dit verband rijst de vraag hoe privé-berichten worden behandeld in termen van opslag. Medewerkers kunnen ermee instemmen dat hun e-mails worden gearchiveerd door middel van een overeenkomstige paragraaf in hun arbeidsovereenkomst of een interne bedrijfsovereenkomst. Er kunnen zich hier echter problemen voordoen met de gegevensbescherming, omdat ook de privacy van externe afzenders en ontvangers wordt aangetast. Daarom raden wij u aan om een strikte scheiding te maken tussen zakelijke en privé-mails of om privé-correspondentie te bewaren over uw Server in het algemeen verbieden.

Softwareoplossing of handwerk?

Een freelancer of een heel klein bedrijf kan de taken van e-mailopslag misschien nog wel "met de hand" uitvoeren. Vanaf een bepaalde bedrijfsgrootte Kosten en inspanning, maar niet meer in een redelijke verhouding tot het voordeel. In dit geval alleen een goede en veilige softwareoplossing die voldoet aan de criteria voor Rechtszekerheid wordt voldaan, evenals aan de machine-evaluatie en een full-text search is toegestaan. Zo'n Software moet ten minste de volgende vijf taken uitvoeren. Alle inkomende en uitgaande e-mails moeten volledig worden geregistreerd en opgeslagen. Dit kan het beste gedaan worden voordat het naar de geadresseerden wordt doorgestuurd. Bovendien moet de archivering trouw zijn aan het origineel en zonder verlies van informatie. Ten derde, een veilige Bescherming moet worden gegarandeerd tegen manipulatie. Toegang door eenvoudige gebruikers die geen beheerdersrechten hebben, moet gedurende de gehele bewaartermijn worden voorkomen om voortijdige verwijdering te voorkomen. En last but not least moet de archiveringssoftware te allen tijde volledig toegankelijk zijn in het geval van een belastingcontrole.

Als u alle genoemde punten correct benadert en uitvoert, zult u - wat betreft de opslag van e-mail - geen problemen hebben met het belastingkantoor.

Weergave:
Bewaar uw eMails wettelijk bindend in de Gegevens.Wolk met extra back-ups. Altijd doorzoekbaar met web-, Windows- of outlook client. Zeer eenvoudig en betaalbaar. Maak een back-up van elke mailbox - onafhankelijk van de provider. Voor meer informatie, zie de volgende pagina: Data.cloud aanbieding beschrijving

Gelieve de bijdrage te verdelen
Aandeel op facebook
Aandeel op twitter
Aandeel op linkedin
Aandeel op pinterest
Aandeel op whatsapp
Aandeel op telegram
Laatste berichten

Aanbevolen video's van ons Youtube-kanaal