Elke online ondernemer heeft vroeg of laat te maken met onbetaalde rekeningen. Sinds eind 2014 zijn er nieuwe wettelijke voorschriften van kracht die het proces van "het inzamelen van geld" hebben veranderd. Wij informeren u over de mogelijkheden om uw geld te krijgen en informeren u over het wettelijk kader!
Hoe de exploitanten van onlineshops aan hun geld komen
Exploitant van internetwinkels hebben het niet gemakkelijk. Veel klanten gebruiken goederen of diensten en betalen daarna gewoon de rekeningen niet. Ogenschijnlijk kleine bedragen kunnen zich in de loop der tijd ophopen tot grote bedragen, en daarom is het innen van uitstaande schulden absoluut zinvol. Over het algemeen hoeven klanten niet te worden gewaarschuwd. Bij veel mensen heerst de misvatting dat klanten driemaal moeten worden gewaarschuwd. Vanuit juridisch oogpunt is het alleen van belang of de klant in gebreke is. In dat geval kan een aanmaning worden gestuurd, een gerechtelijk bevel tot betaling worden aangevraagd of contact worden opgenomen met een incassobureau. Een klant is in gebreke indien de schuld ondanks de vervaldatum niet is betaald. Incassobureaus en aanmaningen zijn middelen voor buitengerechtelijke invordering van uitstaande schulden. Indien dit niet werkt, is de tweede stap een gerechtelijke aanmaningsprocedure. Vervolgens kunnen gerechtelijke stappen worden ondernomen en kan een handhavingsprocedure worden ingesteld. Ondernemingen houden er niet van hun klanten voor de rechter te dagen - vooral niet wanneer er een lange zakenrelatie is geweest en in de toekomst verdere bestellingen worden verwacht. Daarom proberen de meeste mensen hun vorderingen buiten de rechtbank om te innen om zo eventuele zakelijke relaties in stand te houden.
Beginselen van de inning van schuldvorderingen
In het algemeen hebben de exploitanten van onlinewinkels drie opties om te reageren op in gebreke blijvende debiteuren. Ofwel kan er helemaal niets worden gedaan, ofwel kan er een herinnering worden afgegeven. De derde optie is om een professioneel incassobedrijf in te schakelen. Niets doen is geen goede optie voor online winkels. Degenen die de uitstaande schulden niet innen, kunnen met insolventie worden bedreigd. Degenen die zelf dunners kunnen profiteren van verschillende voordelen. U kent uw klanten immers beter dan een externe dienstverlener en kunt inspelen op hun individuele situatie. Aan de andere kant overtuigen externe dienstverleners door hun objectieve en harde aanpak. Als eigenaar van de vorderingen bent u in het ongewisse. Het "vuile werk" wordt immers door iemand anders gedaan. Onlinewinkels moeten ervoor zorgen dat ze pas na afloop van de opzegtermijn een herinnering sturen - anders kan de klant eenvoudigweg opzeggen. Voordat u een herinnering verstuurt, dient u eerst gebruik te maken van een vriendelijk geformuleerde betalingsherinnering. Alle herinneringen moeten worden voorzien van een goed doordachte, vriendelijke formulering. Veel klanten zijn in feite gewoon vergeten te betalen. De tweede of derde aanmaning kan echter een hardere noot hebben.
Welke informatie moet een herinneringsbrief bevatten?
Een herinnering moet worden geassocieerd met verschillende Gegevens worden verstrekt. Dit omvat de volgende informatie:
- Correcte klantgegevens
- Beschrijving van de goederen of diensten
- leveringsadvies
- Openstaand factuurbedrag
- Factuurnummer en factuurdatum
- eis tot betaling met termijn van respijt
- aanbod tot overleg
- Bedreiging van verdere stappen (bijv. toetreding tot Schufa, incassobedrijf, enz.)
- Adres van het eigen bedrijf
Een effectief aanmaningssysteem is niet gegarandeerd voor kleine bedrijven. Vaak ontbreekt de juridische kennis, de juiste software of gewoon de tijd. Als u geen professionele aanmaningen kunt maken, moet u de vorderingen vanaf het begin aan een incassobedrijf doorgeven. Bij de keuze van het juiste inzamelbedrijf moet een instelling worden gekozen die voorzichtig en serieus reageert. Als het echter om een eenmalige klant gaat, kan een meer agressieve toon worden aangeslagen. Incassobedrijven die lid zijn van de Duitse federatie van incassobureaus moeten als ernstig worden aangemerkt. Zij zijn onderworpen aan vrijwillige verbintenissen en moeten zich aan bepaalde normen houden. De ingebruikname van een serieus incassobedrijf is in veel opzichten voordelig. Dubieuze incassobedrijven schaden de reputatie van onlinewinkels. Bovendien is het mogelijk dat de schuldenaar geen geld hoeft te betalen als de wettelijke voorschriften niet worden nageleefd.
Aanbevolen procedures
Veel klanten zijn in principe bereid om de openstaande vorderingen te betalen, maar kunnen dit om financiële redenen niet abrupt doen. Exploitanten van onlinewinkels kunnen dit gedrag niet begrijpen: Wie bestelt er goederen en diensten, ook al hebben ze geen geld? Een verstandige aanpak is het aanbieden van betaling in termijnen en deelbetalingen. Op deze manier kunnen klanten permanent worden gebonden en kan schijnbaar verloren geld worden teruggevorderd.
Overigens: Herinneringen kunnen telefonisch worden verstuurd, E-mail of brief. Een rechtsvorm is niet voorgeschreven. Wie aan de veilige kant wil staan, moet een brief met ontvangstbevestiging sturen.
De toegang tot e-mails is immers nauwelijks aantoonbaar. Hetzelfde geldt voor telefoongesprekken, hoewel deze een uitstekende manier zijn om de schuldenaar in een persoonlijk gesprek bewust te maken van de urgentie van de vorderingen. In november 2014 zijn de wettelijke voorschriften voor aanmaningsprocedures gewijzigd: Deze zijn te vinden in de GguG (Law against Dubious Business Practices). De wet schrijft een aantal procedures en informatie voor die door incassobedrijven en advocaten in acht moeten worden genomen. In geval van twijfel moeten de exploitanten van onlinewinkels op veilig spelen en een externe dienstverlener inschakelen via wie de vorderingen op een serieuze en professionele manier kunnen worden geïnd. Zonder de juiste strategie op het gebied van incasso, aanmaning & Co. kunnen onlinewinkels in ernstige problemen komen.
Bij het opzetten van de online shop moet een passende strategie worden overwogen. Betalingsproblemen van klanten zijn gegarandeerd in de loop van de tijd. Als u voorzieningen heeft getroffen voor een dergelijk geval, kunt u de voltooide betalingsherinneringen, herinneringen of contacten laten rollen en tijd besparen. Tijd is zeer zeldzaam in goed functionerende online winkels.
