Перейти к содержимому 
Ваш Хранилище электронной почты strato fullЭто блокирует новые сообщения и даже может привести к их потере. Я покажу вам четкие шаги, как немедленно освободить место для электронной почты. в соответствии с законодательством и сохраните свой почтовый ящик в неизменном состоянии.
Центральные пункты
- Сортировать по размеру и возрасту - самый быстрый способ экономии памяти.
- Корзина для макулатуры пустым, иначе место останется занятым.
- Архив Сохраняет почту, доступную локально или в облаке.
- Фильтры и правила предотвращают повторное заполнение системы.
- Обновление или меняться только в случае постоянного узкого места.
Почему хранилище Strato заполняется
IMAP зеркально отображает все письма и вложения на сервере, а это значит, что почтовые ящики с годами постоянно растут и занимают много места. Gigabyte. Большие PDF-файлы, галереи изображений или презентации увеличивают лимит. Я часто обнаруживаю, что папки "Отправленные" и "Архив" занимают больше всего места, оставаясь незамеченными. Редкое удаление увеличивает эффект, поскольку письма с вложениями часто оказываются во входящих и в папке "Отправленные". Затем почтовый ящик достигает предельного тарифа, новые письма отскакивают, а важные Новости больше не приходят.
Быстрая проверка: найдите "загрузчики" памяти
Я всегда начинаю с проверки размера в веб-почтальоне Strato или в почтовой программе. Сортировка писем по Размер и старом порядке, чтобы вы могли найти большие фрагменты за считанные секунды. Сначала загляните в папки "Входящие", "Отправленные" и "Архив", а затем в папки с файлами проектов. Также проверьте, нет ли во вложенных папках большого количества изображений или ZIP-файлов. Если вы хотите использовать веб-почтальон более эффективно, это компактное руководство поможет вам Руководство по веб-почте Strato Важные функции и советы по безопасности помогут вам быстрее навести порядок и сохранить Рабочий процесс улучшить.
Целенаправленное удаление - с эффектом
Сначала я удаляю самые большие письма, потому что 20 удаленных гигантов часто занимают больше места, чем 500 маленьких. Уведомления. Откройте сортировку по размеру, выберите самые важные письма и удалите их блоками. В частности, сократите вложения, которые вы уже сохранили в хранилище проекта. Затем удалите старые серийные письма, такие как рассылки и обновления статуса, которые не имеют доказательной силы. Наконец, проверьте структуру папок и удалите дубликаты файлов. Папка или устаревшие данные по теме.
Опустошение корзины для мусора и отправленных предметов - двойной рычаг
Многие не обращают внимания на то, что корзина продолжает засорять память. После каждого удаления я очищаю Корзина для макулатурычтобы свободное место было сразу видно. Папка "Отправленные" часто содержит все вложения во второй раз, что удваивает нагрузку. Удалите оттуда старые разговоры с большими файлами или переместите их сразу в архив. Это позволит вам быстро набрать резервы и сохранить Входящие чистый.
Архивирование вместо хранения в почтовом ящике
Я архивирую все письма с доказательной ценностью локально или в проверенном облаке, чтобы почтовый ящик оставался свободным. Outlook, Thunderbird и Apple Mail предлагают варианты архивирования или локального архивирования. Папкакоторые вы заполняете с помощью перетаскивания. Эффект заметен сразу, поскольку перемещенные письма исчезают на сервере Strato. Для дополнительной безопасности я храню как минимум одну резервную копию на внешнем носителе данных. Если вы хотите работать в долгосрочной перспективе, полагайтесь на четкое Концепция архива с фиксированными правилами.
Outlook и Apple Mail: краткие инструкции по работе с архивом
В Outlook я выбираю период времени (например, старше 12 месяцев), нажимаю "Архивировать" и сохраняю в формате PST на своем компьютере. Затем я удаляю заархивированные письма на сервере, чтобы Память становится бесплатным. В Apple Mail я щелкаю правой кнопкой мыши, чтобы переместить папки в "На моем Mac" и сохранить копии локально. Регулярно проверяйте, работает ли резервная копия, потому что архиву нужны надежные резервные копии. Это позволит сохранить почтовый ящик Strato и ваш Доказательство остается доступным.
Автоматические правила и фильтры против переполнения почты
Я создаю правила, которые перемещают информационные бюллетени, статусные письма или автоматические ответы в общую папку. Это позволяет сохранить папку входящих сообщений для Важно бесплатно, и я решаю в пакетах, что может быть удалено. Для проектных соглашений я использую ключевые слова или категории, чтобы определить циклы удаления. Правила также помогают при удалении старых версий файлов, отправленных по электронной почте. Я использую запись в календаре, чтобы ежемесячно проверять самые большие файлы. Папка и перемещать старые объекты непосредственно в архив.
Обновление или переход: когда это имеет смысл
Если, несмотря на архив, память остается постоянно занятой, я рассчитываю обновление или изучаю альтернативные варианты. Прежде чем принять решение, я сравниваю возможности настройки, хранения, расширения и безопасности. В случае интенсивного использования электронной почты более мощный хостинг с гибкими возможностями обновления и более Управление будут полезны. Подробную информацию о типичных размерах почтовых ящиков и тарифных вопросах можно найти в этих компактных Strato подробно рассказывает о хостинге электронной почты. Следующий обзор показывает простую категоризацию из практики, как я использую ее для принятия решений. использовать:
| Поставщик | Место для хранения | Гибкость | Безопасность | Рекомендация |
|---|---|---|---|---|
| веб-сайт webhoster.de | Очень высокий | Очень гибкий | Очень хорошо | 1 место |
| Страто | Средний | Средний | Хорошо | 2 место |
| Другие | Разное | Разное | Разное | Подчинение |
Юридические вопросы с первого взгляда: Хранение и GDPR
Я храню деловую электронную почту в защищенном от аудита виде в соответствии с установленными законом сроками (например, 6 или 10 лет). Для этого я использую архив с четким Правиларегулярное резервное копирование и контроль доступа. Если вам нужна дополнительная безопасность, обратите внимание на специализированное программное обеспечение для архивирования и облачные решения, созданные в ЕС. Данное руководство содержит практические рекомендации по ведению документации в соответствии с требованиями законодательства. Архивирование электронной почты Strato. Как выполнять обязательства и постоянно поддерживать продуктивный почтовый ящик slim.
Отправляйте большие вложения по-другому
Я отправляю большие файлы через общие хранилища или папки проектов, а не в виде вложений в электронную почту. Это уменьшает рост почтового ящика для меня и моих контактов. По окончании проекта я удаляю устаревшие пакеты файлов из почтового архива и сохраняю только конечные файлы. Версии. Я определяю четкие правила для повторяющихся процессов: Отправить ссылку, хранить файл в центре, сохранить письмо без вложения. Это упрощает коммуникацию, и Память растет гораздо медленнее.
Мой план по поддержанию постоянной стройности почтового ящика
Каждую неделю я планирую 15-минутную рутину: проверка больших писем, очистка корзины, уточнение правил. Раз в месяц я архивирую старые папки и делаю резервную копию Резервное копирование. Каждый квартал я проверяю самые большие папки и удаляю устаревшие темы, включая дубликаты. Я сохраняю вложения централизованно в проектных комнатах и удаляю их из папки "Отправленные". Эта небольшая дисциплина позволяет поддерживать почтовый ящик в рабочем состоянии, и я придерживаюсь рассылки способный действовать.
Контрольный список быстрых побед без пустых пунктов
Начните с сортировки по размеру и удалите 50 лучших писем с вложениями. Сразу же очистите корзину и проверьте "Отправленные" на наличие дубликатов. Затем переместите старые годовые папки в локальный архив и проверьте Резервное копирование. Постройте как минимум два правила: Собирайте рассылки, автоотчеты в контрольную папку. Запишите ежемесячный дедлайн, чтобы отслеживать рост и свободное время. Вместимость проверить.
Strato-specific: отображение памяти, квота и уведомления
Мне нравится начинать непосредственно в почтовом веб-сервисе Strato с отображения памяти. Там я могу увидеть, какой процент памяти занят и какие папки вносят наибольший вклад. Удобно, что я могу сортировать по размеру одним щелчком мыши, а также проверять использование в контекстном меню папок. Если вы часто превышаете лимит, настройте уведомления: Многие почтовые клиенты поддерживают правила, включающие сигнал тревоги в случае ошибок доставки (например, превышения квоты). Я также устанавливаю фиксированный лимит, например 80 % или более, при превышении которого я активно снижаю нагрузку. Это предотвращает эскалацию до того, как важные Новости отскочить.
Отсоединяйте вложения вместо того, чтобы удалять почту
Часто место занимают вложения. Я сохраняю их отдельно, а затем удаляю из письма, при этом переписка остается нетронутой. В Outlook я использую "Сохранить все вложения", чтобы сохранить файлы в папке проекта, а затем выбираю "Удалить все вложения". В Thunderbird я использую "Сохранить вложения", а затем "Удалить вложения". В Apple Mail это работает через "Почта" → "Удалить вложения". Важно: эти действия изменяют почту на сервере. Я делаю это только в том случае, если файлы надежно хранятся в моем проектном хранилище и Резервное копирование существует. Эффект огромен: горстка писем с вложениями размером 25 МБ быстро освобождает сотни МБ.
Поиск как профессионал: фильтры по размеру, вложениям, дубликатам
Я использую комбинацию поиска и сортировки во всех клиентах. Найдите такие термины, как "счет-фактура", "расценка", "отчет", в сочетании с "имеет вложение" и выберите вид "по размеру". Темы с большим количеством ответов часто содержат вложения в нескольких ответах - я сохраняю последнюю, полную версию и удаляю промежуточные версии. Если ваш клиент предлагает поиск дубликатов, я прогоняю их через такие папки, как "Отправленные" и "Архив". Это позволяет удалить несколько файлов без потери контекста.
Thunderbird, Outlook и Apple Mail: современные приемы очистки
Я регулярно "уплотняю" папки в Thunderbird. Это навсегда удаляет элементы, помеченные как удаленные, и обеспечивает чистую синхронизацию IMAP. В Outlook я устанавливаю правила автоархивации на уровне папок для больших почтовых ящиков: все, что старше 12 месяцев, перемещается в PST. Если вы работаете с кэшем OST, можно временно снизить лимит синхронизации, чтобы уменьшить локальную нагрузку - на стороне сервера стратегия удаления остается решающей. В Apple Mail "умные" почтовые ящики, такие как "Больше 10 МБ" или "Имеет вложения", помогают перемещать определенные элементы. После больших удалений я заново создаю индексы во всех клиентах, чтобы поиск снова работал с молниеносной скоростью.
IMAP против POP3: когда локальное извлечение помогает
Я рекомендую IMAP для совместной работы и разделения устройств. В исключительных ситуациях - например, при острой блокировке почтового ящика - может помочь временное извлечение по протоколу POP3 для сохранения писем локально и их удаления на стороне сервера. Я использую этот способ только специально, документирую период времени и затем тщательно проверяю, все ли нужные письма попали в архив. Для постоянной работы я придерживаюсь IMAP и перемещаю письма в локальные архивы структурированным образом. Папка или в архив, отвечающий требованиям законодательства.
Структура, которая поддерживает: Именование и годовая папка
Я создаю четкую структуру папок, чтобы ускорить следующий процесс наведения порядка: "01_Входящие", "02_Обработка", "03_Архив_Года", плюс сокращения проекта, например "CUSTOMER-XYZ". В годовом архиве я держу квартальные или тематические подпапки. Я помечаю важные электронные письма такими категориями, как "Договор", "Счет", "Доказательство". Это позволяет мне впоследствии распознать, что подлежит удержанию и может переместить его в защищенный от аудита архив. Эти соглашения об именовании упрощают правила и предотвращают неконтролируемый рост.
Командные почтовые ящики и общая ответственность
Я определяю обязанности в общих почтовых ящиках: Кто удаляет рассылки, кто архивирует результаты проектов, кто проверяет самые большие папки каждый месяц? Я поддерживаю единые правила для всей команды, чтобы ничего не сохранялось дважды. Я использую четкую политику для "Отправленных": остается только окончательная версия с вложением, промежуточные статусы отправляются на диск проекта. При большом объеме почты я разделяю почтовые ящики по функциональным адресам (например, support@, rechnung@) - так проще проверять квоты и управлять ими в дальнейшем. Архивирование.
План действий в чрезвычайных ситуациях: Если ваш почтовый ящик уже заблокирован сегодня
Я действую в пять шагов: во-первых, полностью очищаю корзину. Во-вторых, я удаляю десять самых больших писем с вложениями из папки "Отправленные". В-третьих, я временно перемещаю самые большие письма в папке "Входящие" в локальную папку, чтобы освободить место. В-четвертых, я кратко сообщаю важным контактам, что письма будут доставлены снова. В-пятых, сразу после этого я сохраняю электронное письмо. Резервное копирование локальной системы хранения и планируйте постоянное архивирование. Это означает, что почтовый ящик будет готов к повторному приему в считанные минуты без потери каких-либо доказательств.
Мобильные устройства: наведение порядка без риска
На смартфоне я удаляю только то, что явно не нужно (информационные бюллетени, рекламные акции, автоматические подтверждения). Сортировка по размеру часто ограничена на мобильных устройствах, поэтому я выполняю большие шаги по удалению и архивированию на настольном компьютере. Я отключаю автоматическую полную загрузку всех вложений на мобильных устройствах, чтобы сэкономить объем данных и памяти устройства - это не экономит место на сервере, но сохраняет отзывчивость клиентов. В поездках я настраиваю "умный" почтовый ящик "Проверить и удалить", в котором отображаются только письма с вложениями.
Стратегия резервного копирования: тестирование, а не просто планирование
Архив хорош лишь настолько, насколько он Резервное копирование. Я следую правилу 3-2-1: три копии, два типа носителей, одна внешняя копия. Кроме того, каждый квартал я тестирую восстановление случайной выборки: открываю PST или MBOX, проверяю функцию поиска, открываю файлы - только после этого завершаю процесс. Я шифрую конфиденциальные письма на резервном носителе. Это позволяет сохранить Хранение не только формально правильные, но и практически применимые.
Типичные ошибки, которых я избегаю
Я никогда не удаляю "вслепую" целые годовые папки, не просматривая вложения. Я не полагаюсь только на поиск, а комбинирую фильтры, сортировку и просмотр папок. После массовых удалений я всегда проверяю корзину и намеренно ее опустошаю. И я всегда помню о том, что папка "Отправленные" - это тихий охотник за памятью: одни и те же вложения сохраняются в ней по второму разу. Благодаря такой дисциплине Память под контролем.
Заключение: Как сохранить почтовый ящик Strato свободным
Если вам не хватает памяти, начните с очистки больших писем и папки "Отправленные". Постоянно архивируйте, создавайте резервные копии данных и соблюдайте простоту Маршруты на. С помощью правил вы останавливаете новые потоки, с помощью альтернатив вложениям вы постоянно сокращаете объем. Модернизация или изменения окупаются только в том случае, если узкое место остается, несмотря на дисциплину. Как сохранить контроль и сохранить свой почтовый ящик готовность к приёму и больше не терять важные сообщения.
