Безопасность частных и деловых данных становится все более важной, поскольку преступность все больше перемещается в Интернет. Безопасность данных связана не только с защитой конфиденциальных данных, но и в целом с безопасностью всех данных компании. У компаний есть различные варианты оптимизации защиты и безопасности.
Разрешения на доступ
Важным компонентом безопасности данных является контроль разрешений на доступ. Многие системы уже предлагают возможность простых ограничений, например, простого освобождения папок для выполнения определенных действий. Однако компании не могут обойтись без использования соответствующих инструментов для защиты своих данных.
Это позволяет распределять права доступа и использования не только для папок, но даже для отдельных файлов или областей коллекций данных. Особенно важно, чтобы эти права также регулярно проверялись. То и дело случается, что аккаунты уволенных сотрудников не были деактивированы, а затем они наносили значительный ущерб компании.
Версионирование
Безопасность данных также не гарантируется при работе с устаревшей базой данных. Обычно это происходит по двум причинам: отсутствие общего пространства для хранения данных и отсутствие версионности, когда документ был отредактирован.
Благодаря облачному хранению данных, по крайней мере, первая проблема может быть легко решена. При версионности существует соответствующее программное обеспечение, которое документирует, кто и когда внес изменения. Преимущество в том, что они не только показывают, кто над ним работал, но и какие изменения были внесены. Это незаменимо для документов, которые совместно редактируются командой, но и для файлов, которые используются только одним человеком, часто полезно иметь возможность проследить, как документ развивался.
Создание резервных копий
В прошлом делались копии всех записей, но сегодня резервные копии - это носители информации, которые должны создаваться через регулярные промежутки времени. Это касается не только носителей данных в компании, но и используемых серверов, например. Резервные копии необходимы для Восстановление данных сервера незаменимы, поскольку потеря может произойти из-за хакерских атак или других проблем. Если имеется резервная копия, потеря данных минимальна, и время простоя также может быть минимальным.
Многие компании задаются вопросом, как часто имеет смысл выполнять резервное копирование данных сервера. На этот вопрос можно ответить только индивидуально. Чем выше частота использования, тем чаще необходимо создавать резервные копии. Для малых и средних компаний обычно достаточно ежедневного резервного копирования. Однако компаниям, имеющим сотни заказов клиентов в день, следует рассмотреть возможность создания резервной копии, возможно, каждые несколько часов.
Резервные копии должны храниться в течение некоторого времени. Многие компании даже хранят резервные копии в течение года. Причина в том, что если данные были повреждены вирусами, то часто проходит некоторое время, прежде чем это становится заметно. Поврежденные данные затем часто копируются вместе с резервными копиями. Если больше нет резервной копии, содержащей данные до их повреждения, такую информацию, как правило, уже невозможно восстановить.
Физическая безопасность
Физическая безопасность носителей информации также должна быть учтена при обеспечении безопасности данных. Аналогично доступу к файлам, доступ, например, к серверной комнате также должен быть защищен авторизациями. Кроме того, уход и хранение носителей информации также являются важным фактором. Резервная копия бесполезна, если она находится на носителе данных, который подвергся слишком сильному нагреву, например, из-за неправильного хранения, и поэтому стал непригодным для использования.
В этом случае на компании, которые работают в основном безбумажно, также распространяются законодательные положения, регулирующие порядок хранения носителей информации для соблюдения обязательства по хранению.
