Юридически совместимое хранение электронной почты в соответствии с GoBD
С 1 января 2017 года вступят в силу "Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме и доступа к данным" (GoBD). Сюда относятся также предписания по законному хранению электронной почты и вложений в нее, для которых с даты прекращения использования больше не будет никаких исключений. GoBD заменяет все другие положения Федерального министерства финансов (BMF), которые ранее применялись для хранения деловых документов. Подробно это "Принципы доступа к данным и проверяемости цифровых документов" (GDPdU) и "Принципы упорядоченных бухгалтерских систем с ИТ-поддержкой" (GoBS).
Публикацией 14 ноября 2014 г. GoBD учёл, прежде всего, тот факт, что электронный обмен данными, безбумажный учёт и документирование всех соответствующих деловых операций в цифровом виде являются обычным делом компаний всех размеров, и что масштабы этого будут продолжать расти и в будущем. В этом контексте электронная почта представляет собой особый случай, для которого необходимо соблюдать ряд пунктов, чтобы соответствовать требованиям GoBD.
Принципы хранения и архивирования электронной почты
Вам не нужно архивировать чистое Рождество или поздравление с днем рождения одного или нескольких деловых партнеров. Как только E-mail Однако, если документ берет на себя функцию делового письма или квитанции, он должен храниться в соответствии с обычными сроками хранения, как и другие документы. То же самое относится ко всем приложениям, имеющим фискальное значение, т.е. счетам-фактурам, предложениям и т.д. Если текст электронного письма служит только сопроводительным письмом, с которым отправляется счет-фактура, предложение или накладная, он может быть удален. Это можно сравнить с конвертом, который выбрасывается в мусор после того, как содержимое удалено. При этом этот архивируется только вложение, а на нем должна быть записана вся обязательная информация для (продажи) руля.
Требуется постоянная доступность и оценка оборудования
Все сообщения электронной почты, которые подлежат обязанности хранения в архиве, как и все другие электронно созданные записи и документы, включая вложения, должны быть в любое время в распоряжении для изучения и должны быть полностью защищены от манипуляций со стороны третьих лиц. Кроме того, необходимо обеспечить автоматическую оценку заархивированных сообщений электронной почты. Согласно правилам GoBD, недостаточно просто распечатать документы и хранить их в бумажном виде. Если вы используете метод шифрования для архивирования электронной почты, вы также обязаны разрешить незашифрованный доступ в случае возможной налоговой проверки. Это гарантирует, что документы могут быть проверены с помощью полнотекстового поиска и оценены автоматически.
Сроки хранения электронной почты
Срок хранения составляет от шести до десяти лет, в зависимости от налоговой релевантности и типа электронной почты. Период всегда начинается с конца календарного года, в котором была создана электронная почта. Это означает, что вы должны архивировать письмо от 2 января в течение почти семи или одиннадцати лет, так как этот период начинается не раньше 1 января следующего года. Для всех компаний и торговцев эти правила GoBD представляют собой усилие, которое не следует недооценивать, так как все счета, коммерческие письма, предложения, накладные и т.д. должны храниться в соответствии с GoBD и предоставляться по телефону в любое время. Для этого должны быть предоставлены достаточные ресурсы.
Обработка частных сообщений электронной почты
Некоторые компании разрешают своим сотрудникам использовать собственный почтовый сервер компании или провайдера для частной электронной почты. В этом контексте возникает вопрос о том, как обрабатываются личные сообщения с точки зрения их хранения. Работники могут дать согласие на архивирование своих сообщений электронной почты посредством соответствующего пункта их трудового договора или внутреннего договора компании. Тем не менее, здесь могут возникнуть проблемы с защитой данных, так как это также влияет на конфиденциальность внешних отправителей и получателей. По этой причине рекомендуется обеспечить строгое разделение деловой и частной электронной почты или вообще запретить частную переписку через ваши сервера.
Программное обеспечение или ручная работа?
Фрилансер или очень маленькая компания все же может справиться с задачами хранения электронной почты "от руки". От определенного размера компании на Стоимость и усилия больше не имеют разумного отношения к выгоде. В этом случае может помочь только хорошее и безопасное программное решение, отвечающее критериям правовой определенности и позволяющее осуществлять машинный анализ и полнотекстовый поиск. Такое программное обеспечение должно выполнять как минимум следующие пять задач. Все входящие и исходящие сообщения электронной почты должны быть полностью перехвачены и сохранены. Логично сделать это перед отправкой адресатам. Кроме того, хранение в архиве должно быть верно к оригиналу и без потери информации. В-третьих, должна быть гарантирована надежная защита от манипуляций. Доступ простых пользователей, не имеющих прав администратора, должен быть предотвращен на весь период хранения, чтобы не происходило преждевременного удаления. И последнее, но не менее важное: программное обеспечение для архивирования должно обеспечивать бесперебойный доступ в любое время в случае проведения аудита.
Если вы правильно подойдете и выполните все указанные пункты, то у вас не возникнет никаких проблем с налоговой службой, что касается хранения электронной почты.
Дисплей:
Сохраните ваши электронные письма, имеющие обязательную юридическую силу, в разделе Данные.cloud с дополнительными резервными копиями. Поиск в любое время с помощью веб, windows или outlook клиента. Просто и доступно. Резервное копирование любого почтового ящика - независимо от провайдера. Для получения более подробной информации, пожалуйста, посетите следующую страницу: Описание предложения Data.cloud
