So lässt sich die Datensicherheit gewährleisten

Die Sicherheit von privaten und geschäftlichen Daten wird immer wichtiger, denn Kriminalität verlagert sich zunehmen in das Internet. Die Datensicherheit befasst sich nicht nur mit dem Schutz sensibler Daten, sondern generell mit der Sicherheit aller Unternehmensdaten. Unternehmen haben hier unterschiedliche Möglichkeiten den Schutz und die Sicherheit zu optimieren.

Zugangsberechtigungen

Ein wichtiger Baustein bei der Datensicherheit ist die Kontrolle von Zugangsberechtigungen. Viele Systeme bieten bereits die Möglichkeit einfache Beschränkungen, etwa in dem Ordner einfach nur für bestimmte Aktionen freigegeben werden. Unternehmen kommen jedoch nicht umhin, geeignete Tools zum Schutz der Daten zu nutzen.

Damit lassen sich nicht nur für Ordner, sondern sogar für einzelne Dateien oder Bereiche von Datensammlungen Zugangs- und Nutzungsrechte verteilen. Besonders wichtig ist, dass diese Rechte auch regelmäßig überprüft werden. Es kommt immer wieder vor, dass von gekündigten Mitarbeitern die Accounts nicht deaktiviert wurden und diese dann im Unternehmen erhebliche Schäden angerichtet haben.

Versionierung

Die Datensicherheit ist auch nicht mehr gewährleistet, wenn mit einem veralteten Datenbestand gearbeitet wird. Dafür verantwortlich sind meist zwei Faktoren, ein fehlender gemeinsamer Speicherplatz und keine Versionierung, wann ein Dokument bearbeitet wurde.

Dank Cloudspeicher lässt sich zumindest das erste Problem einfach beheben. Bei der Versionierung gibt es geeignete Software, die dokumentiert, wer wann welche Veränderungen vorgenommen hat. Der Vorteil ist, dass sie nicht nur zeigen, wer daran gearbeitet hat, sondern auch welche Änderungen vorgenommen wurden. Dies ist unverzichtbar bei Dokumenten, die gemeinsam von einem Team bearbeitet werden, aber auch bei Dateien, die nur von einer Person genutzt werden, ist es oft hilfreich nachvollziehen zu können, wie sich ein Dokument entwickelt hat.

Back-ups erstellen

Früher wurden Kopien von allen Unterlagen erstellt, heute sind die Back-ups der Datenträger, die in regelmäßigen Abständen gemacht werden müssen. Das umfasst nicht nur Datenträger im Unternehmen, sondern beispielsweise auch Server, die genutzt werden. Back-ups sind für die Recovery von Server-Daten unverzichtbar, denn es kann etwa durch Hackerangriffe oder andere Probleme zu einem Verlust kommen. Ist ein Back-up vorhanden, ist der Datenverlust minimal und auch die Ausfallszeiten können gering gehalten werden.

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, wie häufig ein Back-up von Server-Daten sinnvoll ist. Dies lässt sich immer nur individuell beantworten. Je höher die Nutzungsfrequenz ist, umso häufiger müssen Back-ups gemacht werden. Bei kleinen und mittleren Unternehmen reicht meist ein tägliches Back-up aus. Unternehmen, die am Tag aber Hunderte Kundenbestellungen am Tag haben, sollten in Erwägung ziehen vielleicht alle paar Stunden ein Back-up zu machen.

Die Back-ups sollten für einige Zeit aufbewahrt werden. Viele Unternehmen bewahren die Back-ups sogar bis zu einem Jahr auf. Der Grund dafür ist, wenn etwa Daten durch Viren beschädigt wurden, dauert es oft einige Zeit, bis dies auffällt. Bei den Back-ups werden dann oft auch die beschädigten Daten mit kopiert. Ist dann kein Back-up mehr vorhanden, das einen Datenbestand vor einer Schädigung aufweist, können solche Informationen meist nicht mehr wiederhergestellt werden.

Physische Sicherheit

Die physische Sicherheit von Datenträgern wollte bei der Datensicherheit ebenfalls berücksichtigt werden. Ähnlich wie beim Zugang zu Dateien sollte beispielsweise auch der Zugang zum Serverraum mit Berechtigungen geschützt sein. Daneben sind auch Pflege und Lagerung von Datenträgern ein wichtiger Faktor. Ein Back-up ist nutzlos, wenn es sich auf einem Datenträger befindet, der beispielsweise durch eine falsche Lagerung zu großer Hitze ausgesetzt war und dadurch unbrauchbar wurde.

Unternehmen, die weitgehend papierlos arbeiten, unterliegen in diesem Fall auch gesetzlichen Bestimmungen, die regeln, wie Datenträger aufbewahrt werden müssen, damit sie der Aufbewahrungspflicht gerecht werden.