Perfekte Mitarbeiterorganisation – Arbeitszeiten erfassen

Die Arbeitszeiten zu erfassen bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, den Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden zu behalten und eine zuverlässige Abrechnung zu erstellen. Für Arbeitnehmer ist die Arbeitszeiterfassung eine gute Möglichkeit, die geleisteten Stunden nachweisen zu können. Somit ist die Erfassung der Arbeitszeiten für beide Parteien eines Arbeitsverhältnisses von Bedeutung. Um die Arbeitszeiten zu dokumentieren, gibt es verschieden Möglichkeiten. Neben dem klassischen Stundenzettel bieten sich hier Excel basierte Tabellen, diverse Softwarelösungen, ein Fingerabdrucksystem oder herkömmliche Lösungen wie zum Beispiel Stechkarten an.

Arbeitszeiten mit dem Stundenzettel erfassen

Der Stundenzettel ist die wohl älteste Art und Weise, um die Dokumentation von Arbeitszeiten zu gewährleisten. Sie möchten sich dieses Instruments bedienen und
mit dem Stundenzettel die Arbeitszeiten erfassen? Neben ihrer einfachen Handhabung überzeugen die Stundenzettel vor allem durch ihre geringen Kosten. Sie können Vordrucke verwenden, aber auch eine digitale Lösung mithilfe eines in Excel erstellten Formulars anstreben.

Vor- und Nachteile der Erfassung von Arbeitszeiten mit einem Stundenzettel

Bei der Print-Variante ist leider ein hoher Arbeitsaufwand erforderlich, um die Daten zu verarbeiten. Eine Exceltabelle bietet hingegen den Vorteil, dass hier gewisse automatische Zusammenfassungen zur Verfügung stehen. So können die Summe der Arbeitszeiten, der Pausenzeiten und eventueller Fehlzeiten übersichtlich auf einen Blick angezeigt werden. Auf Baustellen und anderen ausgelagerten Arbeitsstätten könnte der gedruckte Stundenzettel die bessere Lösung sein, da hier nicht immer ein Tablet oder anderes technisches Equipment zur Verfügung steht. Im Sinne der Nachhaltigkeit empfiehlt sich wiederum eine Exceltabelle. Beide Varianten haben eine große Schwachstelle – da die Arbeitszeiten per Hand eingetragen werden, könnten die Werte verfälscht werden. Im Gegenzug erhöht dies aber auch das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Arbeitszeiten elektronisch erfassen

Für die elektronische Arbeitszeiterfassung wird ein entsprechendes Terminal benötigt. Früher nutzte man hier eine Stechuhr. Heute werden die Daten mittels Transponder wie Magnet- oder Chipkarten eingelesen. Die Werte werden in einer Datenbank gespeichert, von wo sie einfach abgerufen werden können.

Die Vor- und Nachteile der elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten

Die elektronische Lösung bietet nur wenig Angriffsfläche für Betrug oder Ungenauigkeiten. Darüber hinaus stehen jederzeit alle Daten übersichtlich zur Verfügung. Sie sollten überprüfen, ob die hohen Anschaffungskosten für das entsprechende Equipment den reduzierten Verwaltungsaufwand aufwiegen. Empfehlenswert ist dieses Modell für die Arbeitszeiterfassung vieler Mitarbeiter. Für Arbeitszeiten im Außendienst, im Homeoffice und ähnlichen Konstellationen ist diese Art der Arbeitszeiterfassung ungeeignet. Hier eigen sich Modelle, die auf einer App basieren besser.

Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck

Der Fingerabdruck ist ein absolut fälschungssicheres Medium, um Arbeitszeiten korrekt zu erfassen. Für diese Methode ist ein Scanner, der biometrische Daten verarbeiten kann, sowie eine geeignete Software erforderlich.

Vor- und Nachteile der Dokumentation von Arbeitszeiten mithilfe des Fingerabdrucks

Dieses System ist nahezu fehlerfrei. Lediglich die Verschmutzung des Scanners muss vermieden werden. Die Anschaffungskosten für die benötigte Ausstattung kann leider sehr kostenintensiv sein. Auch hier besteht das Problem, dass die Arbeitszeiten von Mitarbeitern im Außendienst und Homeoffice nicht erfasst werden können.

Gesetzliche Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeiten gehört zu den gesetzlichen Pflichten des Arbeitgebers. Er ist nach § 26 AZGAufzeichnungs- und Auskunftspflicht verpflichtet, alle geleisteten Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Insbesondere Überstunden müssen exakt erfasst werden. In welcher Form die Arbeitszeiten erfasst werden, ist nicht vorgeschrieben. Enthalten sein müssen die nachfolgenden Angaben:

– Datum
– Ort
– Name des Arbeitnehmers
– Arbeitsbeginn
– Arbeitsende
– Anzahl der Arbeitsstunden

Auch wenn die Unterschrift des Arbeitnehmers nicht zu den gesetzlichen Anforderungen zählt, sollten Sie diese zur Sicherheit einfordern. Die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen über einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahrt werden.