Almacenamiento de correo electrónico conforme a la ley según el GoBD
El 1 de enero de 2017 entrarán finalmente en vigor los "Principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en forma electrónica y para el acceso a los datos" (GoBD). Esto incluye también las normas para el almacenamiento de correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico, para los que ya no habrá excepciones a partir de la fecha límite. El GoBD reemplaza todas las demás regulaciones del Ministerio Federal de Finanzas (BMF) que anteriormente se aplicaban a la retención de documentos comerciales. En detalle, se trata de los "Principios de acceso a los datos y verificabilidad de los documentos digitales" (GDPdU) y los "Principios de los sistemas de contabilidad ordenada apoyados en la tecnología de la información" (GoBS).
Con la publicación del GoBD el 14 de noviembre de 2014, el BMF tuvo en cuenta sobre todo el hecho de que el intercambio electrónico de datos, la contabilidad sin papel y la documentación almacenada digitalmente de todas las transacciones comerciales pertinentes es algo habitual en el día a día de las empresas de todos los tamaños, y que su alcance seguirá aumentando en el futuro. En este contexto, los correos electrónicos representan un caso especial en el que hay que tener en cuenta una serie de puntos para cumplir los requisitos del GoBD.
Principios de almacenamiento y archivo de correo electrónico
No tienes que archivar una simple felicitación de Navidad o de cumpleaños a uno o más socios. Tan pronto como un Correo electrónico Sin embargo, si un documento asume la función de una carta comercial o un recibo, debe almacenarse de acuerdo con los periodos de conservación habituales, como los demás documentos. Lo mismo se aplica a todos los anexos con relevancia fiscal, es decir, facturas, ofertas, etc. Si el texto del correo electrónico sólo sirve como carta de acompañamiento con la que se envía una factura, una oferta o un albarán, puede eliminarse. Esto se puede comparar con un sobre que se tira a la basura después de haber sacado el contenido. En este caso, sólo se archiva el archivo adjunto, pero en él debe registrarse toda la información obligatoria para una liquidación de impuestos (sobre las ventas).
Se requiere una disponibilidad constante y una evaluación de la máquina
Todos los mensajes de correo electrónico sujetos a la obligación de archivar deben, al igual que todos los demás registros y documentos generados electrónicamente, incluidos los anexos, estar disponibles para su examen en cualquier momento y deben estar completamente protegidos contra la manipulación por terceros. También debes asegurarte de que los correos electrónicos archivados puedan ser evaluados automáticamente. Según las normas del GoBD, no basta con imprimir los documentos y almacenarlos en papel. Si utiliza un método de cifrado para archivar sus mensajes de correo electrónico, también está obligado a permitir el acceso sin cifrar en caso de una posible auditoría fiscal. Esto asegura que los documentos puedan ser revisados mediante la búsqueda de texto completo y evaluados automáticamente.
Límites de tiempo para el almacenamiento de correo electrónico
El período de retención es de seis a diez años, dependiendo de la relevancia fiscal y el tipo de correo electrónico. El período siempre comienza al final del año civil en que se creó el correo electrónico. Esto significa que debe archivar una carta fechada el 2 de enero durante casi siete u once años, ya que el período no comienza hasta el siguiente 1 de enero. Para todas las empresas y comerciantes, estas regulaciones del GoBD representan un esfuerzo que no debe ser subestimado, ya que todas las facturas, cartas comerciales, ofertas, notas de entrega, etc. deben ser almacenadas de acuerdo con el GoBD y estar disponibles en cualquier momento. Se deben proporcionar recursos suficientes para este fin.
El manejo de los correos electrónicos privados
Algunas empresas permiten a sus empleados utilizar el servidor o proveedor de correo de la empresa para el correo electrónico privado. En este contexto, se plantea la cuestión de cómo se manejan los mensajes privados en términos de almacenamiento. Los empleados pueden aceptar que sus correos electrónicos sean archivados mediante un párrafo correspondiente en su contrato de trabajo o un acuerdo interno de la empresa. Sin embargo, puede haber problemas con la protección de datos en este caso, ya que la privacidad de los remitentes y receptores externos también se ve afectada. Por esta razón, se recomienda que se asegure una estricta separación de los correos electrónicos comerciales y privados o que se prohíba en general la correspondencia privada a través de sus servidores.
¿Solución de software o trabajo manual?
Un trabajador independiente o una empresa muy pequeña puede todavía ser capaz de manejar las tareas de almacenamiento de correo electrónico "a mano". A partir de un cierto tamaño de empresa Costos y el esfuerzo ya no están en una relación razonable con el beneficio. En este caso, sólo puede ayudar una solución de software buena y segura que cumpla los criterios de seguridad jurídica y permita la evaluación automática y la búsqueda de texto completo. Este software debe cumplir al menos las cinco tareas siguientes. Todos los correos electrónicos entrantes y salientes deben ser capturados y almacenados completamente. Tiene sentido hacerlo antes de reenviar a los destinatarios. Además, el archivo debe ser fiel al original y sin pérdida de información. En tercer lugar, debe garantizarse una protección segura contra la manipulación. Debe impedirse el acceso de los usuarios simples que no tengan derechos de administrador durante todo el periodo de conservación para que no se produzcan borrados prematuros. Y por último, pero no menos importante, el software de archivo debe permitir el acceso sin problemas en cualquier momento en caso de auditoría.
Si te acercas y cumples todos los puntos mencionados correctamente, no tendrás problemas con la oficina de impuestos.
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