Stockage du courrier électronique conforme à la législation selon le GoBD
Le 1er janvier 2017, les "Principes pour la bonne tenue et le stockage des livres, registres et documents sous forme électronique et pour l'accès aux données" (GoBD) entreront enfin en vigueur. Cela comprend également les règles relatives au stockage légal des courriers électroniques et des pièces jointes, pour lesquels il n'y aura plus d'exceptions à partir de la date limite. Le GoBD remplace toutes les autres réglementations du ministère fédéral des finances (BMF) qui s'appliquaient auparavant à la conservation des documents commerciaux. En détail, il s'agit des "Principes d'accès aux données et de vérifiabilité des documents numériques" (GDPdU) et des "Principes de systèmes de comptabilité ordonnés soutenus par les TI" (GoBS).
Avec la publication du GoBD le 14 novembre 2014, le BMF a surtout pris en compte le fait que l'échange électronique de données, la comptabilité sans papier et la documentation numérique de toutes les transactions commerciales pertinentes sont monnaie courante dans les activités quotidiennes des entreprises de toutes tailles, et que leur portée continuera de s'étendre à l'avenir. Dans ce contexte, les courriers électroniques représentent un cas particulier pour lequel un certain nombre de points doivent être respectés afin de répondre aux exigences de la directive.
Principes de stockage et d'archivage du courrier électronique
Vous n'avez pas besoin d'archiver un pur message de Noël ou d'anniversaire à un ou plusieurs partenaires commerciaux. Dès qu'un Courrier électronique Toutefois, si un document prend la fonction de lettre commerciale ou de reçu, il doit être conservé selon les délais de conservation habituels comme les autres documents. Il en va de même pour toutes les pièces jointes ayant une pertinence fiscale, c'est-à-dire les factures, les offres, etc. Si le texte du courriel sert uniquement de lettre d'accompagnement avec laquelle une facture, une offre ou un bon de livraison est envoyé, il peut être supprimé. Cela peut être comparé à une enveloppe qui est jetée à la poubelle après que son contenu ait été retiré. Dans ce cas, seule la pièce jointe est archivée, mais toutes les informations obligatoires pour une évaluation de la taxe (sur les ventes) doivent y être consignées.
Disponibilité constante et évaluation des machines requises
Tous les courriers électroniques soumis à l'obligation d'archivage doivent, comme tous les autres dossiers et documents générés électroniquement, y compris les pièces jointes, être disponibles pour examen à tout moment et doivent être totalement protégés contre toute manipulation par des tiers. Vous devez également veiller à ce que les courriels archivés puissent être évalués automatiquement. Selon la réglementation du GoBD, il ne suffit pas d'imprimer les documents et de les conserver sous forme papier. Si vous utilisez une méthode de cryptage pour l'archivage de vos courriels, vous êtes également tenu de permettre un accès non crypté en cas d'éventuel contrôle fiscal. Cela permet de vérifier les documents par une recherche en texte intégral et de les évaluer automatiquement.
Délais de conservation des courriers électroniques
La durée de conservation est de six à dix ans, selon la pertinence fiscale et le type de courrier électronique. La période commence toujours à la fin de l'année civile au cours de laquelle le courrier électronique a été créé. Cela signifie que vous devez archiver une lettre datée du 2 janvier pendant près de sept ou onze ans, car la période ne commence pas avant le 1er janvier suivant. Pour toutes les entreprises et les commerçants, ces règlements du GoBD représentent un effort qui ne doit pas être sous-estimé, car toutes les factures, lettres commerciales, offres, bons de livraison, etc. doivent être stockés conformément au GoBD et mis à disposition sur appel à tout moment. Des ressources suffisantes doivent être prévues à cette fin.
Le traitement des courriers électroniques privés
Certaines entreprises autorisent leurs employés à utiliser le serveur de messagerie ou le fournisseur d'accès de l'entreprise pour le courrier électronique privé. Dans ce contexte, la question se pose de savoir comment les messages privés sont traités en termes de stockage. Les employés peuvent accepter que leurs e-mails soient archivés au moyen d'un paragraphe correspondant dans leur contrat de travail ou d'un accord interne à l'entreprise. Toutefois, la protection des données peut poser des problèmes dans ce cas, car la vie privée des expéditeurs et des destinataires externes est également affectée. Pour cette raison, il est recommandé de veiller à une stricte séparation des courriers électroniques professionnels et privés ou d'interdire de manière générale la correspondance privée via vos serveurs.
Solution logicielle ou travail manuel ?
Un travailleur indépendant ou une très petite entreprise peut encore être en mesure de gérer les tâches de stockage du courrier électronique "à la main". A partir d'une certaine taille d'entreprise Coûts et l'effort ne sont plus en rapport raisonnable avec le bénéfice. Dans ce cas, seule une bonne solution logicielle sûre, répondant aux critères de sécurité juridique et permettant une évaluation automatique et une recherche en texte intégral, peut aider. Ces logiciels doivent remplir au moins les cinq tâches suivantes. Tous les courriers électroniques entrants et sortants doivent être entièrement saisis et stockés. Il est logique de le faire avant de le transmettre aux destinataires. En outre, l'archivage doit être fidèle à l'original et sans perte d'informations. Troisièmement, il convient de garantir une protection sûre contre les manipulations. L'accès des utilisateurs simples qui n'ont pas de droits d'administrateur doit être interdit pendant toute la période de conservation afin d'éviter toute suppression prématurée. Enfin, les logiciels d'archivage doivent permettre un accès transparent à tout moment en cas d'audit.
Si vous abordez et remplissez correctement tous les points mentionnés, vous n'aurez - en ce qui concerne le stockage du courrier électronique - aucun problème avec le bureau des impôts.
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