Archiviazione di e-mail conforme alla legge secondo GoBD
Il 1° gennaio 2017 entreranno finalmente in vigore i "Principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in forma elettronica e per l'accesso ai dati" (GoBD). Ciò include anche le norme per la conservazione conforme alla legge delle e-mail e degli allegati di posta elettronica, per i quali non ci saranno più eccezioni a partire dalla data di scadenza. Il GoBD sostituisce tutte le altre norme del Ministero Federale delle Finanze (BMF) che in precedenza si applicavano alla conservazione dei documenti commerciali. In particolare, si tratta dei "Principi di accesso ai dati e di verificabilità dei documenti digitali" (GDPdU) e dei "Principi dei sistemi di contabilità ordinata supportata da tecnologie informatiche" (GoBS).
Con la pubblicazione del GoBD del 14 novembre 2014, il BMF ha tenuto conto soprattutto del fatto che lo scambio elettronico di dati, la contabilità non cartacea e la documentazione digitale di tutte le transazioni commerciali rilevanti sono all'ordine del giorno nell'attività quotidiana delle aziende di tutte le dimensioni e che la portata di ciò continuerà a crescere anche in futuro. In questo contesto, le e-mail rappresentano un caso particolare per il quale è necessario rispettare un certo numero di punti per soddisfare i requisiti del GoBD.
Principi di archiviazione e conservazione della posta elettronica
Non è necessario archiviare un puro augurio di Natale o di compleanno a uno o più partner commerciali. Non appena un E-mail Tuttavia, se un documento assume la funzione di una lettera commerciale o di una ricevuta, deve essere conservato secondo i periodi di conservazione abituali come gli altri documenti. Lo stesso vale per tutti gli allegati con rilevanza fiscale, cioè fatture, offerte, ecc. Se il testo dell'e-mail serve solo come lettera di accompagnamento con cui viene inviata una fattura, un'offerta o una bolla di consegna, può essere cancellato. Questo può essere paragonato a una busta che viene gettata nella spazzatura dopo che il contenuto è stato rimosso. In questo caso, solo l'allegato viene archiviato, ma tutte le informazioni obbligatorie per un accertamento fiscale (vendite) devono essere registrate su di esso.
Disponibilità costante e valutazione della macchina richiesta
Tutte le e-mail soggette all'obbligo di archiviazione devono, come tutti gli altri record e documenti generati elettronicamente, compresi gli allegati, essere disponibili per l'esame in qualsiasi momento e devono essere completamente protetti da manipolazioni da parte di terzi. È inoltre necessario assicurarsi che le e-mail archiviate possano essere valutate automaticamente. Secondo la normativa GoBD, non è sufficiente stampare i documenti e conservarli in forma cartacea. Se si utilizza un metodo di cifratura per l'archiviazione delle e-mail, si è anche obbligati a consentire l'accesso non cifrato in caso di un eventuale controllo fiscale. In questo modo si garantisce che i documenti possano essere controllati tramite una ricerca a testo completo e valutati automaticamente.
Limiti di tempo per l'archiviazione delle e-mail
Il periodo di conservazione va da sei a dieci anni, a seconda della rilevanza fiscale e del tipo di e-mail. Il periodo inizia sempre alla fine dell'anno civile in cui è stata creata l'e-mail. Ciò significa che è necessario archiviare una lettera datata 2 gennaio per quasi sette o undici anni, poiché il periodo non inizia prima del 1° gennaio successivo. Per tutte le aziende e i commercianti, queste norme GoBD rappresentano uno sforzo da non sottovalutare, poiché tutte le fatture, le lettere commerciali, le offerte, le bolle di consegna, ecc. devono essere conservate in conformità con il GoBD e rese disponibili su richiesta in qualsiasi momento. A tal fine devono essere fornite risorse sufficienti.
La gestione delle e-mail private
Alcune aziende consentono ai propri dipendenti di utilizzare il proprio server di posta o provider per la posta elettronica privata. In questo contesto, si pone la questione di come vengono gestiti i messaggi privati in termini di archiviazione. I dipendenti possono concordare l'archiviazione delle loro e-mail tramite un paragrafo corrispondente del loro contratto di lavoro o un accordo aziendale interno. In questo caso, tuttavia, potrebbero esserci problemi di protezione dei dati, poiché anche la sfera privata dei mittenti e dei destinatari esterni ne risente. Per questo motivo, si raccomanda di garantire una rigorosa separazione tra e-mail commerciali e private o di vietare in generale la corrispondenza privata attraverso i vostri server.
Soluzione software o lavoro manuale?
Un freelance o una piccolissima azienda può ancora essere in grado di gestire i compiti di archiviazione della posta elettronica "a mano". Da una certa dimensione aziendale in poi Costi e lo sforzo non sono più in un rapporto ragionevole con il beneficio. In questo caso, solo una buona e sicura soluzione software che soddisfi i criteri di certezza giuridica e che permetta la valutazione automatica e una ricerca full text può aiutare. Tale software deve soddisfare almeno i seguenti cinque compiti. Tutte le e-mail in entrata e in uscita devono essere completamente catturate e archiviate. Ha senso farlo prima di inoltrare ai destinatari. Inoltre, l'archiviazione deve essere fedele all'originale e senza perdita di informazioni. In terzo luogo, dovrebbe essere garantita una protezione sicura contro le manipolazioni. L'accesso di utenti semplici che non hanno diritti di amministratore deve essere impedito per tutto il periodo di conservazione, in modo che non si verifichino cancellazioni premature. E infine, ma non meno importante, il software di archiviazione deve permettere un accesso senza soluzione di continuità in qualsiasi momento in caso di audit.
Se vi avvicinate e adempite correttamente a tutti i punti menzionati, non avrete alcun problema con l'ufficio delle imposte per quanto riguarda l'archiviazione della posta elettronica.
Display:
Salvate le vostre e-mail legalmente vincolanti nel Dati.cloud con backup aggiuntivi. Ricercabile in qualsiasi momento con web, windows o client outlook. Semplice e conveniente. Eseguire il backup di qualsiasi casella di posta elettronica, indipendentemente dal provider. Per maggiori informazioni, visitate la seguente pagina: Descrizione dell'offerta Data.cloud
