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Jeder Online-Unternehmer muss sich früher oder später mit unbezahlten Rechnungen herumschlagen. Seit Ende des Jahres 2014 existieren neue gesetzliche Regelungen, welche den Prozess des „Geldeintreibens“ verändert haben. Wir klären Sie über die Möglichkeiten auf, mit denen Sie an Ihr Geld gelangen können und informieren Sie über rechtliche Rahmenbedingungen!
So kommen Betreiber von Online-Shops an ihr Geld
Betreiber von Online-Shops haben es nicht einfach. Viele Kunden nehmen Waren oder Dienstleistungen in Anspruch und bezahlen die Rechnungen danach einfach nicht. Scheinbar geringe Geldbeträge können sich im Laufe der Zeit zu hohen Summen anhäufen, weshalb die Eintreibung der ausstehenden Forderungen absolut sinnvoll ist. Grundsätzlich müssen Kunden nicht abgemahnt werden. Bei vielen Personen liegt der Irrglaube vor, dass Kunden drei Mal gemahnt werden müssten. Aus rechtlicher Sicht ist es ausschließlich von Bedeutung, ob sich der Kunde im Verzug befindet. Dann kann gemahnt, ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt oder ein Inkassobüro kontaktiert werden. Ein Kunde befindet sich im Verzug, wenn die Forderung trotz Fälligkeit nicht beglichen worden ist. Inkassounternehmen und Mahnungen sind Mittel zur außergerichtlichen Eintreibung offener Forderungen. Falls dies nicht funktioniert, wird auf zweiter Stufe ein gerichtliches Mahnverfahren durchgeführt. Anschließend kann ein gerichtliches Klage- und Vollstreckungsverfahren durchgeführt werden. Unternehmen verklagen ihre Kunden nicht gerne – insbesondere, wenn eine lange Geschäftsverbindung bestanden hat und zukünftig mit weiteren Aufträgen gerechnet wird. Daher sind die meisten Personen bemüht ihre Forderungen außergerichtlich einzutreiben, um etwaige Geschäftsbeziehungen aufrecht zu erhalten.
Grundsätzliches zum Eintreiben von Forderungen
Generell stehen den Betreibern von Online-Shops drei Möglichkeiten offen, um auf säumige Schuldner zu reagieren. Entweder kann gar nichts unternommen oder selbst gemahnt werden. Als dritte Möglichkeit kommt die Beauftragung eines professionellen Inkasso-Unternehmens in Betracht. Nichts zu tun ist für Online-Shops keine gute Option. Wer offene Forderungen nicht eintreibt, dem kann eine Insolvenz drohen. Wer selber mahnt, kann von verschiedenen Vorteilen profitieren. Schließlich kennt man die Kunden besser als ein externer Dienstleister und kann auf deren individuelle Situation eingehen. Andererseits überzeugen externe Dienstleister durch ein sachliches und hartes Vorgehen. Als Inhaber der Forderungen sind Sie fein raus, schließlich wird die „Drecksarbeit“ von jemand anderem übernommen. Online-Shops sollten darauf achten erst nach Ablauf der Widerrufsfrist zu mahnen – ansonsten könnte der Kunde einfach widerrufen. Vor dem Absenden einer Mahnung sollte zunächst auf eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung zurückgegriffen werden. Sämtliche Mahnungen sollten mit einer durchdachten, freundlichen Formulierung versehen werden. Viele Kunden haben tatsächlich einfach vergessen zu bezahlen. Bei der zweiten oder dritten Mahnung kann aber durchaus ein härterer Ton angeschlagen werden.
Welche Angaben muss ein Mahnschreiben enthalten?
Eine Mahnung muss mit verschiedenen Daten versehen sein. Dazu zählen die folgenden Angaben:
– Korrekte Kundendaten
– Bezeichnung von Ware bzw. Dienstleistung
– Angabe über Lieferung
– Offener Rechnungsbetrag
– Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
– Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung
– Angebot zur Rücksprache
– Androhung der weiteren Schritte (z.B. Schufa-Eintrag, Inkasso-Firma usw.)
– Anschrift des eigenen Unternehmens
Ein effektives Mahnwesen ist bei kleinen Unternehmen nicht gewährleistet. Oftmals fehlt das rechtliche Wissen, die richtige Software oder ganz einfach die Zeit. Wer Mahnungen nicht professionell erstellen kann, sollte die Forderungen von Beginn an ein Inkasso-Unternehmen weiterreichen. Bei der Auswahl des passenden Inkassounternehmens sollte eine Institution gewählt werden, die zurückhaltend und seriös reagiert. Wenn es sich um einmalige Kunden handelt, kann aber durchaus in einem aggressiveren Tonfall vorgegangen werden. Inkassounternehmen, die sich im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen befinden, sind als seriös einzustufen. Dieser unterliegen Selbstverpflichtungen und müssen gewisse Standards einhalten. Die Beauftragung eines seriösen Inkasso-Unternehmens ist in vielseitiger Hinsicht von Vorteil. Unseriöse Inkassounternehmen beschädigen den Ruf von Online-Shops. Außerdem muss der Schuldner bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften unter Umständen kein Geld bezahlen.
Empfehlenswerte Vorgehensweisen
Viele Kunden sind grundsätzlich bereit die ausstehenden Forderungen zu zahlen, können dies aber aus finanziellen Gründen nicht schlagartig machen. Betreiber von Online-Shops können dieses Verhalten nicht nachvollziehen: Wer bestellt schon Waren und Dienstleistungen, obwohl er kein Geld hat? Eine kluge Vorgehensweise liegt im Anbieten von Raten- und Teilzahlungen. Auf diese Weise können Kunden dauerhaft gebunden und scheinbar verlorenes Geld zurückgewonnen werden.
Übrigens: Mahnungen können per Telefon, E-Mail oder Brief erfolgen. Eine gesetzliche Form ist nicht vorgeschrieben. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte einen Brief mit Empfangsbestätigung versenden.
Der Zugang von E-Mails kann schließlich kaum bewiesen werden. Gleiches gilt für Telefonate, obwohl diese eine hervorragende Möglichkeit darstellen dem Schuldner im persönlichen Gespräch die Dringlichkeit der Forderungen zu verdeutlichen. Im November 2014 wurden die gesetzlichen Regelungen im Mahnwesen verändert: Diese befinden sich im GguG (Gesetz gegen unseriöse Geschäftspraktiken). Das Gesetz schreibt etliche Vorgehensweisen und Angaben vor, welche von Inkassounternehmen und Rechtsanwälten beachtet werden müssen. Betreiber von Online-Shops sollten im Zweifelsfall auf Nummer sicher gehen und einen externen Dienstleister beauftragen, durch welchen Forderungen seriös und professionell eingetrieben werden können. Ohne die richtige Strategie in puncto Inkasso, Mahnwesen & Co. können Online-Shops in ernsthafte Probleme geraten.
Eine passende Strategie sollte sich schon bei der Etablierung des Online-Shops überlegt werden. Zahlungsprobleme von Kunden werden im Laufe der Zeit garantiert auftreten. Wer für einen solchen Fall vorgesorgt hat, kann die fertigen Zahlungserinnerungen, Mahnungen bzw. Kontakte ins Rollen bringen und Zeit sparen. Zeit ist bei gut funktionierenden Online-Shops nämlich sehr rar.
